Assistant Administratif - Sante Métropolitaine H/F

NANTES METROPOLE

Au sein du Pôle Prévention et Promotion de la santé, vous assistez le Responsable adjoint du pôle dans ses missions et participez au bon fonctionnement du service en étroite collaboration avec l'assistante de direction et l'assistante du pôle.
A cet effet, vos missions s'articuleront autour des activités suivantes :
Vous êtes en charge de la gestion administrative inhérente à l'animation de la Politique Publique de Santé Métropolitaine (PPSM) :
- Gestion de l'agenda : planification des rdvs et des réunions, réservation de salles, etc
- Organisation des réunions : préparation et diffusion des ODJ, des supports de présentation et rédaction des comptes-rendus
- Réception et filtrage des appels internes et externes (partenaires et communes)
- Suivi administratif des instances métropolitaines
- Constitution des dossiers et/ou mise en forme de documents
- Transmission des informations au sein du PPPS et de la DSP
- Gestion du courrier du pôle : suivi sur Postman, réception, diffusion et suivi des parapheurs
- Mise à jour des tableaux de bord (calendrier prévisionnel des actions)
Vous contribuez à l'organisation des évènements pilotés dans le cadre de la PPSM :
- Planification des évènements et réunions préparatoires
- Préparation et envoi des invitations, gestion des inscriptions
- Organisation matérielle et logistique des évènements : réservation de salles et des équipements informatiques, gestion et suivi des bons de commande etc
- Accueil des participants (représentants des communes, d'institutions, d'associations etc)
- Rédaction de comptes rendus
- Mise à jour des bases de données des partenaires associatifs et institutionnels
Vous assistez les chargés de mission oeuvrant pour la politique de santé métropolitaine :
- Montage de réunions complexes
- Suivi de tableaux d'activité en lien avec les chargés de mission portant notamment sur l'accès aux soins, les actions en santé mentale etc.
Vous participez au bon déroulement du pool administratif de la direction :
- Permanences administratives (accueil, ligne téléphonique, etc.) de la direction santé publique en lien avec le pool administratif de la direction
Lieu de travail : 8 Bd Vincent GACHE, Nantes

- Vous disposez d'une expérience significative en secrétariat et/ou en gestion administrative, idéalement au sein d'une administration publique
- Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales
- Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques, les logiciels et les techniques de prise de note
- Vous êtes proactif ·ve, organisé·e et savez anticiper.
- Vous êtes également reconnu.e pour vos qualités relationnelles.