Assistant / Assistante De Direction

Activités principales :L'assistant.e de direction assure sous l'autorité de la direction de l'association, l'organisation administrative et le secrétariat de l'association. Elle intervient en étroite collaboration avec la direction, le directeur adjoint, la comptable et les responsables de secteur (EAJE-enfance-jeunesse-famille). Elle pilote les animateurs d'accueil dans leur rôle d'accueil et de veille social.Vos missions principales sont :1/ Assurer le bon fonctionnement administratif de l'association en assistant le directeur, le directeur adjoint et les responsables d'activités : Assurer le secrétariat de l'association. Assurer le classement et l'organisation des documents administratifs de l'association, à l'exception des documents comptables, sous format papier ou informatique, en facilitant l'accès et la compréhension pour tous, Préparer les dossiers administratifs relatifs à ses missions Être garant.e, sous la coordination de la direction, de l'existence, de la mise à jour et de la bonne circulation des règles de fonctionnement interne de l'association. Assister la direction dans l'élaboration de procédures de travail et d'organisation pour garantir une cohérence administrative globale. La direction est responsable d'élaborer avec elle un programme de travail cohérent et de définir les priorités dans la conduite de ses missions. Assister la direction pour le montage et le suivi administratif des demandes de financement. Être l'interlocuteur principal des financeurs pour le traitement administratif des dossiers. Éditer des documents administratifs et des données statistiques à partir du logiciel de gestion des adhérents, à la demande de la direction et des responsables d'activités.2/ Pilote l'accueil des centres sociauxEn lien fonctionnel avec l'animateur d'accueil, l'assistante administrative de direction Supervise l'outil de gestion des adhérents en effectuant des vérifications et en veillant à sa bonne utilisation. Manage les animateurs d'accueil dans l'organisation des tâches administratives et propose des procédures de fonctionnement et d'inscription avec l'accueil, pour optimiser et améliorer le fonctionnement. Coordonne le planning d'accueil afin de garantir la continuité du service accueil au public, en lien avec l'animateur d'accueil Soutien les animateurs d'accueil en cas de difficulté rencontrée (organisationnelle, surcharge, technique, lien avec les usagers). Organise et prépare les réunions d'accueil en lien avec le directeur3/ Assurer l'organisation administrative de la vie associative Conformément aux consignes de la direction, assure le secrétariat de la vie associative en vue d'une bonne circulation de l'information institutionnelle ; Assure les tâches liées aux correspondances et relations avec les membres du CA, à la demande de la direction ; Met en page, édite et transmet les documents nécessaires aux temps forts de l'association (rapport d'activité pour l'assemblée générale, documents d'aide à la décision pour les réunions du conseil d'administration ) ; Assure l'organisation administrative de l'Assemblée Générale, en lien avec l'ensemble de l'équipe et veille au respect des règles statutaires. Assiste la direction dans la mise en application des obligations légales de déclaration (changements de dirigeants, changements de statuts ) 4/ Responsabilités financières Édite les bordereaux à partir du logiciel des inscriptions ; Assure le suivi et le contrôle des encaissements (chèques, espèces et autres) des usagers par pointage, en lien avec les animateurs d'accueil ; Monte les dossiers de demande de remboursement des chèques ANCV Restitue l'ensemble des justificatifs à la comptabilité ; Assure le suivi des impayés et les relances dans le respect des procédures relances en vigueur ;5/ Assurer la gestion administrative des RH6/ Participer au fonctionnement global de l'association