Assistant Administratif / Assistante Administrative

Vos missions : >>> ACCUEIL TELEPHONIQUE, PHYSIQUE ET GESTION DES COURRIERS ET MAILS - Accueil physique (sur rendez-vous principalement) : - Réception du public ayant un rendez-vous avec la direction (administrés, promoteurs ...), - Renseignement et orientation du public en présentiel sur les questions d'urbanisme, de cadre de vie, des services techniques, - Mise à disposition et suivi administratif des dossiers d'enquêtes publiques afférents à la direction (urbanisme, publicité, antennes ), - Coordination et échanges d'informations avec les autres services, réception ponctuelle de colis, livraisons. - Gestion du standard téléphonique DST : - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. - Gestion des Courriers et Courriels - Gestion, suivi et réponses aux mails de la boîte générique « urbanisme », et en l'absence de l'assistante de direction, gestion et suivi de la boite générique « cadre de vie », - Report sur les tableaux de suivi des actions menées. >>> ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU SERVICE URBANISME - Réception, vérification, « tamponnage règlementaire » et enregistrement des dossiers d'autorisation du droit des sols (ADS), - Saisie sur le logiciel métier cart@ds des dossiers et informations relatives aux ADS, - Renseignement et suivi des tableaux de bords et des registres ADS, - Transmission, publication et envoi des arrêtés, des courriers liés à l'instruction des dossiers, - Réception, enregistrement, transmission des DOC et DAACT liées aux ADS, - Gestion des certificats d'urbanisme d'Information, - Gestion et suivi des demandes renseignements d'urbanisme émanant des professionnels et des particuliers, - Prises de RDV pour les instructeurs, - Prise de RDV, accueil et suivi des demandes de consultations de dossiers, - Recherche et Préparation des dossiers ADS suivant les demandes de consultation (particuliers, services du cadastre, services en interne), - Organiser, trier et gérer le classement et l'archivage, - Gestion des certificats d'affichage en lien avec le secrétariat du maire et le service communication. >>> ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU CADRE DE VIE/ENVIRONNEMENT - Gestion et rédaction des arrêtés de voirie (stationnement, circulation, mixte) en lien avec les autres services municipaux en charge de ces questions (police municipale, administration générale, urbanisme et cadre de vie). Suivi de la boite mail afférente, - Gestion des réclamations et des mails relatifs au cadre de vie en l'absence de l'assistante DST, - Gestion et Enregistrement des DIA en l'absence de l'assistante DST, - Gestion des demandes d'interventions urgentes concernant la voirie, l'éclairage public, etc. en cas d'absence ou non disponibilité de l'assistante DST (avec le métropole TOODEGO + GRECO, et les partenaires Sigerly, concessionnaires ), - Identification des parcelles et relevés de propriété pour le service cadre de vie les services en interne et pour les réponses administrés / notaires, etc. >>> NUMEROTATION ET ADRESSAGE - Gestion du Répertoire d'Immeubles Localisés (RIL en lien avec l'INSEE, le service population et le correspondant RIL secondaire, - Gestion et suivi de l'adressage : demandes de numérotation, certificats de numérotation, certificats d'adressage en lien avec la métropole et les services concernés (mise à jour SIG), - Gestion et suivi de la Base d'Adresse Nationale (BAN) en lien avec la Métropole, - Appui au service population lors du recensement.