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Forme de travail
Un salaireACTIVITÉS PRINCIPALESOrganisation de l'agenda du dirigeant et accueil-Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés ).-Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.-Accueillir physiquement les rendez-vous.-Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).-Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).-Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant-Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.-Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.-Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).-Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.-Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.-Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).-Gérer les notes de frais.-Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.-Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL ).Communication-Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).-Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).ACTIVITÉS ÉVENTUELLES-Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.-Réaliser un suivi administratif du personnel.-Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.-Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients ).COMPÉTENCES REQUISESCompétences techniques-Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)-Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise )-Connaissances en gestion administrative-Connaissance des normes rédactionnelles-Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)-Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation-Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire-Maîtrise de l'organisation d'événements-Connaissances en droit du travail et législation sociale-Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire-Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
