Assistant / Assistante De Direction

L'association Rosace recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) afin d'assister l'adjointe de direction générale dans l'ensemble de ses missions.MISSIONS PRINCIPALES-Assister l'adjointe de direction générale dans le suivi et la conduite de ses dossiers, tels que la démarche qualité ou le développement-Assurer le secrétariat de l'adjointe de direction-Veiller à la coordination et à la communication entre les différents acteurs-Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Résidence Habitat Jeunes l'EscaleACTIVITES SECRETARIAT.Préparation de réunions (planification, préparation de la salle, préparation des supports, ).Rédaction et mise en page de compte-rendu.Rédaction de courriers administratifs.Rédaction et mise en page de dossiers administratifs.Préparation et rédaction de dossiers de demandes de subvention et de bilans (quantitatifs, qualitatifs et financiers).Classement et archivage de documents administratifs.Saisie et mise en page des rapports d'activité des établissements COORDINATION.Veiller à la bonne coordination entre tous les acteurs et être force de proposition d'amélioration auprès de l'adjointe de direction.Création d'outils de coordination : protocoles, tableaux de suivi .Assurer le suivi de projets ou d'évènementsCOMMUNICATION.Veiller à la bonne communication et transmission des informations au sein du service administratif et comptable, et avec l'ensemble des établissements et services de ROSACE.Faciliter la communication entre l'adjointe de direction générale et les autres salariés.Faciliter la communication avec les partenaires extérieursCOMPETENCES NECESSAIRES A L'EXERCICE DE L'EMPLOI SavoirsoConnaitre le fonctionnement d'une association et la réglementation afférenteoAvoir des notions en méthodologie de projets et en démarche qualitéoConnaitre le projet associatif de l'association et y contribuer activementSavoir-faireoMettre en œuvre les procédures administratives et comptablesoUtiliser les logiciels bureautiques et de communication électroniqueoSavoir inscrire son activité dans un calendrier oMaîtriser les techniques de secrétariat : communication écrite, orale, prise de note, compte-rendu, organisation des rendez-vous, oOrganiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations liées à la directionoOrganiser des dossiers, actions, projets, avec méthode et discrétionoAssurer le suivi des projetsoSuivre et faire le bilan d'opérations diversesSavoir-êtreoPolyvalenceoDiscrétion et devoir de réserveoRigueuroCapacité d'initiative et d'autonomieoOrganisationoSavoir anticiper les besoinsoÊtre réactif et proactif (rechercher des solutions, innover, proposer, ... )oPrise d'initiativeoDiscernementoAdaptabilité