Assistant / Assistante De Gestion Administrative

Missions principales :-Gérer l'accueil physique et téléphonique du service de l'IAE (salariés en insertion, clients, fournisseurs, visiteurs, partenaires) -Assurer le relais d'information auprès de l'ensemble de l'équipe (arrêts maladie, absences ponctuelles, urgences )-Réceptionner, trier et distribuer le courrier du service / prendre en charge le courant administratif-Assurer la gestion administrative du personnel de l'entrée à la sortie du salarié en parcours : édition des contrats de travail et des avenants, DPAE, convocations Médecine du Travail, mise à jour des dossiers du personnel)-Gestion et alimentation des bases de données sur le plan administratif : oSupports externes : Extranet IAE, Plateforme de l'Inclusion, logiciel de suivi des parcours Reconnect, tableaux de reporting des programmes Collectif Vers un accompagnement Global et Premières Heures en Chantier, Tableau de suivi Ma Santé Pro, fiches recueil de données pour le CD76oSupports internes : tableaux de suivi pour Pôle Emploi ; base de données administratives des salariés ; tableau de suivi des PMSMP, tableau de suivi des formations, en lien avec l'Assistante de direction ; tableau de valorisation des sorties ; suivi de la consommation des ETP-Contribuer à la planification des réunions et en assurer la préparation logistique (réservation des salles) ; effectuer les comptes rendus de réunions et leur diffusion-Établir les devis et la facturation des chantiers en lien avec la comptabilité et la directrice de pôle-Effectuer la vérification des factures des fournisseurs / prestataires (outillages, matériel, carburant, réparation, ...) et la relance des clients et prestatairesCompétences requises :-Gestion administrative du personnel-Bonne capacité rédactionnelle et bonne élocution-Sens de l'organisation et rigueur, esprit d'initiativeProfil recherché :-Faire preuve d'un excellent relationnel, de rigueur et d'organisation-Être dynamique, motivé(e), réactif(ve) et efficace-Grande capacité d'adaptation-Connaissance du cadre de l'insertion professionnelle avec des publics en « difficulté », appréciée