Assistant / Assistante De Service Formation

CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :Vous intervenez au sein d'une Société Coopérative d'Intérêt Collectif - structure de l'économie solidaire - qui développe des activités - dont des activités de formation, pour la transformation écologique des territoires. Vous venez renforcer le pôle formation de la coopérative et participer à son développement.Votre environnement de travail est celui de tiers-lieux à Grasse et à Gréolières donc au sein d'une équipe polyvalente composée de salarié.es, bénévoles et volontaires en service civique. Vous pouvez également être amenée à intervenir ponctuellement sur les autres lieux où TETRIS déploie des formations.Les formations proposées par TETRIS ou en cours de déploiement portent sur la filière de l'écoconstruction et sur la gestion des biodéchets. TETRIS participe également de programmes multi partenariaux d'expérimentation pédagogique en lien avec le développement durable.Vous travaillez en équipe avec la coordinatrice pédagogique des organismes de formations, le référent technique des formations liées à l'écoconstruction, deux responsables administratives dédiées aux 2 structures et deux chargés de développement des activités de la coopérative.ACTIVITES / RESPONSABILITES DU POSTE : ACCUEIL :- Assure un accueil téléphonique et le cas échéant physique lors des entretiens individuels et des démarrages de formation. - Renseigne sur l'offre de formation et les modalités d'inscriptions et d'accès. SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS :1/ Certification Qualiopi - Participe au suivi et à la mise en conformité régulière des documents actifs de formation. - Participe à la préparation des audit (suivi/ surveillance et renouvellement) Qualiopi. 2/ Préparation et ouverture d'une nouvelle formation En lien étroit avec la coordinatrice pédagogique des organismes de formation, - Établit les dossiers administratifs des stagiaires, des formateurs et assure leur suivi et leur archivage. - Élabore les documents obligatoirement liés au parcours pédagogique du stagiaire (conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)- Renseigne les nouvelles informations sur le logiciel Dendréo ( calendriers, modules contenus, formateurs, stagiaires..) - Participe à l'ouverture de la formation. 3/Suivi administratif de la formation- Effectue le suivi et la vérification des émargements / présences et administre les éléments sur les différentes plateformes des financeurs (OPCO, Pôle emploi, Régions : Safran et SUD REMU , etc )- Participe à la mise en place du dispositif d'émargement électronique : SOWESIGN - Prépare et coordonne les signatures des conventions de stage en entreprise.4/ Fin de formations- Établit les attestations de fin de formation, capitalise les relevés d'acquis, diplômes..etc et les fait suivre aux partenaires concernés. - Procède au classement et à l'archivage des dossiers de façon régulière. 5/ Suivi de marchés, commandes de formations et appels d'offres- Collabore à la réponse aux marchés et appels d'offres le cas échéant. - Participe en cas d'accord à la mise en œuvre et au bon déroulement de l'action. - Assure son suivi administratif en fonction des spécificités et contraintes. GESTION FINANCIERE- Élabore en concertation avec l'équipe, les devis des différentes actions de formation- contribue si nécessaire aux bilans financiers des actions. - Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances nécessaires. SOURCING et COMMERCIALISATION :- Contribue à l'élaboration des fiches formation en lien avec l'équipe et le -la chargé-e de communication. - Contribue à la diffusion cadrée des fiches de formation auprès du réseau interne et externe des partenaires et des prescripteurs. Renseigne et tient à jour les plateformes contribuant au sourcing. - Contribue à l'organisation et à l'animation des réunions