Assistant, assistante d'équipes F/H

Mission générale

MISSIONS

Assurer le bon fonctionnement de l’activité d’un responsable et/ou d’une équipe dédiée en matière d’organisation et de logistique.

Assurer une circulation fiable de l'information et un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et/ou externes.

ACTIVITES

• Organise le travail administratif et favorise la communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'entité
• Accueille les interlocuteurs, oriente les appels, transmet et assure le suivi des messages téléphoniques et courriels, tout en assurant un rôle d’interface entre les interlocuteurs internes et externes
• Gère le ou les agendas et organise les réunions, en tenant compte des priorités
• Rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus…selon la charte graphique en vigueur
• Vérifie la conformité des documents avant signatures (respect de la charge graphique, syntaxe…)
• Prépare les dossiers nécessaires aux réunions, et le cas échéant participe à des réunions et rédige les comptes rendus
• Gère le courrier, ainsi que le classement et l’archivage numérique et papier
• Coordonne l’organisation pratique d’un service ou d’une équipe (gestion du planning des congés, commande des fournitures, …)
• Organise les déplacements (création des ordres de missions, réservations des billets, hôtels et locations de véhicules) et prend en charge les formalités administratives afférentes
• Gère des budgets, en assure le reporting et dans certains cas saisit les données relatives aux achats dans l’outil dédié, dans le respect des règles de marché
• Peut être amené à animer des réunions internes de secrétaires-assistants.
• Dans certains cas, assure le suivi complet de dossiers et prend en charge l’organisation d’évènements spécifiques (actions de communication, organisation de séminaires…)

Poste Non encadrant

Profil attendu

Spécifiques :

• Assurer un secrétariat
• Assurer le suivi budgétaire de fonctionnement du département (frais de déplacement entre autres)
• Gérer les affaires générales, en particulier pour le processus d'arrivée/départ (habilitations, immobilier, …)
• l'information documentaire

Fonctionnelles métiers / techniques :

• Bonne utilisation des logiciels bureautiques Outlook et la suite Office (Word, PowerPoint, Excel)

Transversales :

• Rigueur et méthode
• Sens de l'anticipation
• Discrétion et sens aigu de la confidentialité
• Excellent sens relationnel, de la communication et des contacts
• Capacité d'adaptation et réactivité
• Sens de l'organisation permettant de gérer plusieurs dossiers en parallèle