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Forme de travail
Un salaireLa Direction des Opération et du pilotage de la Transformation Opérationnelle - D.O.T, a pour mission la simplification de l'organisation, la clarification des responsabilités, la maîtrise des risques opérationnels et l'amélioration de la performance opérationnelle afin de contribuer le plus utilement possible aux missions de la Caisse des Dépôts.
La raison d'être de notre nouvelle Direction, créée en mai 2023, est d'effectuer l'ensemble des opérations de bien commun, utiles aux métiers et aux fonctions transverses, en fondant notre action sur l'excellence opérationnelle, en faisant de la transformation opérationnelle notre posture et en contribuant à la création de valeur offerte aux clients et parties prenantes de la Caisse des Dépôts.
Au sein de la DOT, la Direction des Systèmes d'Information (DSI) définit avec et pour le compte des métiers, la stratégie des systèmes d'information de l'EP et met en œuvre les moyens financiers et opérationnels pour l'ensemble de la filière SI dans ses fonctions de MOA et de MOE.
Les compétences des métiers sont représentées au travers de domaines fonctionnels, complétés par des fonctions d'appui.
Missions et activités principales
- MISSIONS
Assurer le bon fonctionnement de l'activité d'un responsable et/ou d'une équipe dédiée en matière d'organisation et de logistique.
Assurer une circulation fiable de l'information et un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et/ou externes.
- ACTIVITES
- Organise le travail administratif et favorise la communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'entité
- Accueille les interlocuteurs, oriente les appels, transmet et assure le suivi des messages téléphoniques et courriels, tout en assurant un rôle d'interface entre les interlocuteurs internes et externes
- Gère le ou les agendas et organise les réunions, en tenant compte des priorités
- Rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus…selon la charte graphique en vigueur
- Vérifie la conformité des documents avant signatures (respect de la charge graphique, syntaxe…)
- Prépare les dossiers nécessaires aux réunions, et le cas échéant participe à des réunions et rédige les comptes rendus
- Gère le courrier, ainsi que le classement et l'archivage numérique et papier
- Coordonne l'organisation pratique d'un service ou d'une équipe (gestion du planning des congés, commande des fournitures, …)
- Organise les déplacements (création des ordres de missions, réservations des billets, hôtels et locations de véhicules) et prend en charge les formalités administratives afférentes
- Gère des budgets, en assure le reporting et dans certains cas saisit les données relatives aux achats dans l'outil dédié, dans le respect des règles de marché
- Peut être amené à animer des réunions internes de secrétaires-assistants.
- Dans certains cas, assure le suivi complet de dossiers et prend en charge l'organisation d'évènements spécifiques (actions de communication, organisation de séminaires…)
Poste Non encadrant
