Assistant De Centre H/F (H/F)

Ludwig recrute un Assistant de Centre (H/F) pour AELION, une entreprise spécialisée dans la formation répartie en trois catégories : la bureautique, le management et l'informatique. AELION est un organisme de formation né en 2011, qui a su s'imposer en moins de 5 ans parmi les leaders de la formation professionnelle et du conseil en région Occitanie. Misant sur l'expérience de ses équipes, AELION s'appuie sur des valeurs fortes de réactivité, d'agilité et d'engagement pour proposer une offre de formation adaptée et créative. AELION compte plus de 800 formations réparties sur les thématiques de l'Informatique, de la Bureautique et du Management, couvrant l'ensemble des besoins des entreprises et de leurs collaborateurs pour assurer leur montée en compétences. Missions : ACCUEIL : - Accueil physique et téléphonique (8h30 à 17h00) - Démonstration des outils mis à disposition aux stagiaires et formateurs, support - Responsable du standing attendu par la Direction dans nos centres (encadrement du personnel d'entretien, propreté locaux, rangement salles, mobiliers...) - MAJ de notre offre formation sur la TV / Affichage Centre RENFORT ADV & DIRECTION : - Appui sur les projets de la direction - Appui sur les projets de la direction des opérations - Appui sur les projets de l'ADV - Référencement niveau 1 des nouveaux formateurs (saisie application + envoie invitation aux rencontres) PREPARATION DES FORMATIONS : - Préparation dossiers pédagogiques en salle - Gestion des certifications et des repas GESTION ADMINSTRATIVE : - Gestion des courriers et des colis - Administration de nos habilitations Centre de Tests - Commande fournitures et matériel - Gestion des déplacements salarié, consultants (hôtel, déplacement) - Gestion des visio meet - Classement et gestion des évaluations, positionnement, émargement, relance - Relances formateurs, commande et impression support de cours - Suivi et relance des émargements - Suivi et relance des conventions de formation - Contrôle et validation des notes de frais - Participation à la collecte des factures fournisseurs - Classement/transmission des questionnaires de positionnement SOCIAL : - DUE et contrat de vacation Le profil recherché Compétences requises : Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si : - Vous êtes titulaire d'un diplôme dans le domaine administratif et/ou avez une expérience dans un poste similaire, - Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et avez une bonne maîtrise des logiciels de bureautique, - Vous êtes autonome tout en appréciant le travail en équipe, - Vous disposez d'un très bon relationnel, faites preuve de rigueur, de réactivité et d'adaptabilité, - Vous êtes appréciée pour votre dynamisme, votre capacité d'adaptation, votre sens de l'organisation et votre gestion des priorités en toutes circonstances. Savoir-être : - Autonomie - Esprit d'équipe - Rigueur - Sens du service et du relationnel - Proactive Infos complémentaires: - Poste à pourvoir pour avril 2024 - CDI avec une période d'essai renouvelable, 35 heures semaine (8h30-12h00 // 13h00-17h00) - Rémunération : à partir de 1750 Euros bruts - Avantages sociaux (mutuelle, intéressement, 6ème semaine de CP, carte déjeuner) - Le poste se situe à Toulouse Gramont - Ambiance de travail conviviale et dynamique - Une période d'intégration et de formation sera assurée lors de votre arrivée