Assistant (e) de la Directrice Générale des Services

Collaborateur(rice) direct-(e) vous apportez une aide permanente à la Directrice Générale des Services . Vous êtes au cœur de l’action municipale et en lien avec l’ensemble des Services et des élus. Vous assurez la diffusion des informations en direction des Services. Vous participez à la gestion des instances municipales .

Vos Missions :

- Organisation de l’agenda de la DGS, planification des rendez-vous et réunions, élaboration et préparation des dossiers

- Planification des réunions de bureaux municipaux, commissions, préparations des présentations et suivi des dossiers,

- Préparation des conseils municipaux : élaboration du dossier de séance et des supports diffusés, envoi des convocations, préparation des supports diffusés lors des séances, tenue des listes d'émargement, rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux de séance, transmission en Préfecture, formalités d'exécution des délibérations et des actes annexes (…)

- Organisation, participation et suivi des conseils de Quartiers en lien avec les services techniques et la police municipale

- Accueil physique et téléphonique

- Réception, tri et diffusion du courrier à destination des Services et des élus. Classement des sollicitations en identifiant les sujets sensibles et prioritaires. Mise en place d’une procédure de suivi des réponses aux courriers par les services

- Rédaction de courriers et courriels divers en direction d'administrés ou de partenaires, de notes de service, de comptes-rendus, d'arrêtés municipaux et de décisions du Maire,

- Recueil des demandes de subvention annuelle des associations

- Suivi de l’intervention de l’archiviste du CIG

-Montage de certains dossiers de subvention en lien avec la DGS

- Gestion du budget de la direction générale

- Posséder une première expérience sur un poste similaire et avoir une bonne connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales

- Avoir un excellent sens de l’organisation, savoir anticiper et gérer les priorités

- Faire preuve de discernement, de discrétion et de confidentialité

- Etre prêt à travailler en binôme avec la DGS et en lien avec les autres services

- Faire preuve d’une très grande rigueur dans la réalisation de l’ensemble des missions

- Avoir de parfaites qualités rédactionnelles

- Maîtriser les logiciels bureautiques: Word, Excel, Powerpoint