Assistant(E)

Descriptif du poste

Le Centre produit et transmet de nouvelles connaissances pour accompagner l'innovation et le d?veloppement agricole dans les pays du Sud avec ses partenaires.
Il a pour objectif prioritaire de b?tir une agriculture durable des r?gions tropicales et m?diterran?ennes, adapt?e aux changements climatiques, capable de nourrir 10 milliards d'?tres humains en 2050, tout en pr?servant l'environnement.

Mission proposée :
L?assistant.e administratif.ve int?grera l??quipe de direction de l'UMR Selmet, une unit? qui comprend 110 agents permanents et contractuels, dont 55 iens. - Vous travaillerez en ?quipe avec l?assistante administrative de l?unit?, ainsi qu?avec l?attach?e de direction de l?unit?.
Vous assurerez, au sein de l?unit?, les activit?s administratives et de gestion li?es ? votre domaine. Il s?agira notamment d??tre en appui des activit?s scientifiques de l?unit? qui se d?ploient sur de nombreux terrains dans les Dom (R?union, Guyane) et ? l??tranger. Vous serez l?interlocuteur.trice des collaborateurs de l?unit? (chercheurs, techniciens, informaticiens, doctorants) et des partenaires ext?rieurs (clients, fournisseurs, stagiaires, scientifiques accueillis, gestionnaires de conventions?).
Les activit?s du poste comprendront 5 grandes rubriques :
1/ Assistanat administratif et logistique
Vous serez en charge de pr?parer, suivre, contr?ler et archiver des dossiers administratifs, suivre les agendas/planning, saisir/mettre en forme et r?diger des courriers classiques, notes, comptes rendus, assurer la gestion des fournitures et du stock, contribuer ? l?intendance et au bon fonctionnement du collectif, organiser et g?rer les d?placements, missions, organiser et g?rer l?accueil de stagiaires, organiser la logistique d??v?nements : r?unions, colloques, s?minaires
2/ Budget/Finances
Vous serez en charge de traiter et suivre les achats de l?unit? (bons de commande) qui concernent les billets d?avions, les fournitures, les r?servations de salles, les h?tels pour les partenaires, etc., Vous assurerez aussi le suivi de ces d?penses en lien avec la Direction de l?Unit? (cas des d?penses prises sur le budget de fonctionnement de l?unit?), et avec les chefs de projets (cas des d?penses sur projets).
3/ Ressources Humaines
Vous informerez et orienterez le personnel de l??quipe dans ses d?marches RH etd accompagnerez les nouveaux entrants et les accueillis dans leur int?gration au sein du collectif.
4/ Communication
Vous relaierez les informations aupr?s de la hi?rarchie et/ou du collectif, en participant notamment ? la lettre mensuelle.
Un savoir-faire en communication sera appr?ci? en vue de la contribution ? certaines t?ches sp?cifiques de l?unit? : actualisation du site web de l?unit? (actualit?s, pages agents, pages projets), gestion des comptes Linkedin et X (ex-twitter) de l?unit?.
5/ Implication dans la vie collective de l?unit? et de l??tablissement
Vous participerez ? l?enregistrement des indicateurs d?activit?s de l?unit? (missions, accueils). Vous aurez aussi la possibilit? de contribuer ? des groupes de travail transversaux aux diff?rentes unit?s de l??tablissement en fonction des besoins et de votre int?r?t.

Profil recherché :
Le profil recherch? est celui d?une personne titulaire d?un dipl?me de niveau BAC+2 en assistanat/ secr?tariat ou ?quivalent, ayant eu une premi?re exp?rience professionnelle d?au moins 2 ans, et poss?dant un int?r?t pour la communication.
Connaissances n?cessaires :
- Connaitre l?environnement bureautique
- Avoir des notions en gestion financi?re
- ?tre capable d?utiliser l?anglais professionnel ? l??crit (et si possible ? l?oral)
- Conna?tre le fonctionnement des circuits d'information internes et externes
- Connaitre les techniques administratives dans son domaine d?activit?
- Avoir une connaissance des principes de la communication externe sera appr?ci?e
Savoir-?tre
- Savoir travailler en ?quipe/en r?seau
- ?tre organis?(e) et rigoureux(se) dans la r?alisation de ses activit?s
- S?adapter aux ?volutions (organisations, technologies) et aux diff?rents interlocuteurs (internes, externes, etc.)
- Avoir de bonnes qualit?s relationnelles (?tre diplomate, ?tre ? l'?coute, faire preuve de neutralit? bienveillante)
- Faire preuve d?initiative et ?tre force de proposition
- Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service
- Savoir d?celer des situations sensibles
- R?agir de fa?on appropri?e aux situations d?urgence ou de crise
Savoir-faire
- Mettre en ?uvre les techniques de l?accueil t?l?phonique et physique
- Synth?tiser l?information re?ue ou trait?e tant ? l?oral qu?? l??crit
- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables
- Rendre compte ? sa hi?rarchie et ? ses coll?gues
- Ma?triser les outils de bureautique et informatiques (pack office entre autres)
- Mettre en ?uvre les proc?dures administratives et savoir se les approprier rapidement
- Savoir g?rer les urgences
- Alerter et proposer des am?liorations aux situations sensibles
- Un savoir-faire sur la mise ? jour de sites web et l?utilisation des r?seaux sociaux sera appr?ci?.
Pr?cision sur la localisation : Montpellier