Assistant·e de direction F/H

Assistant·e de direction – Réf : DETIE_232

Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux
Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
Filière : Administrative
Groupe : B2
IFSE poste : 435,67 €
Rattachement administratif :
DGA Développement économie territoire insertion environnement
Pôle Economie Eau Environnement
Direction de l’Eau du Tourisme & Economie Littoral
Montpellier Petit Alco

Catégorie B

Filière :

• Administrative

Type de contrat : Par voie Statutaire Non Statutaire

Cadre d'emploi :

• Rédacteurs territoriaux

Lieu : Montpellier

Date limite de candidature : 18 mars 2024

Description du poste

Missions du métier :

• Assurer les tâches de secrétariat

Missions du poste :

• Assister le (la) directeur (rice) pour le fonctionnement de la Direction de l'Eau, du Tourisme et de l'Economie littorale et le(la) cheffe de service pour le fonctionnement du Service eau, risques et littoral (poste à double niveau : direction et service)
• Assurer les tâches de secrétariat pour la direction et le service
• Assister les agents du Service eau, risques et littoral dans l'exercice de leurs fonctions
• Bénéficie de l'appui des deux autres assistantes de service pour la réalisation de certaines tâches.

Activités métier :

• Assiste l'activité de l'équipe
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Enregistre et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons) Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Met en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public

Activités poste :

Réalise en autonomie, des tâches d'assistante de la directrice et de la cheffe de service dont entre autres :

• Organise des réunions et contribue à la rédaction de compte-rendus
• Rédige des demandes de subventions, des documents de communication, ainsi que le volet administratif des rapports d'analyse des offres
• Met en forme des documents de présentation pour des réunions (diaporama) et les rapports à l'assemblée
• Elabore et renseigne des outils de suivi de l'activité du service (tableau de suivi d'actions, de conventions, de marchés publics)
• Prend en charge l'organisation matérielle d'événements type colloques
• Veille aux respects des échéances des services, coordonne la réception des réponses, assure derelances, effectue une lecture de premier niveau des courriers et notes des services
• Effectue un relais de premier niveau avec les intervenants et partenaires pour la réponse aux sollicitations
• Renseigne, en tant que gestionnaire, les logiciels Ulysse et Chronos
• Remplace l'assistante de pôle et les autres assistantes de service de la direction selon un planning défini à l'avance

Profil recherché

Connaissances :

• Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Qualité : démarche, méthodes, outils

Savoir-faire :

• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Utiliser les logiciels de bureautique
• Respecter la charte graphique
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention
• Transmettre l'information

Savoirs comportementaux :

• Aptitude à la communication
• Sens de la confidentialité
• Disponibilité
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Capacité d’adaptation
• Esprit d'équipe
• Esprit d’initiative
• Réactivité

Périmètres transversaux :

• Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
• Identification du périmètre : Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre
• Accueil du public : Agent du périmètre
• Poste inscrit dans un périmètre projet : NON
• Autres informations sur le poste :
• Gestion d’un budget : NON
• Encadrement d’équipe : NON
• Nombreuses réunions à organiser Très nombreux courriers et mails
• 50 à 60 rapports à l'assemblée par an

Contraintes du poste :

• Disponibilité concernant les horaires : NON
• Poste à temps complet

Les entretiens de recrutement pour ce poste sont prévus le lundi 29 avril 2024 après-midi