Finalité du poste
Sous la responsabilité du Responsable de l'Unité Moyens Généraux de la Direction Territoriale (DT), en binôme, l'agent assure l’accueil général de la DT. Il facilite l’organisation transversale de la DT sur le territoire.
Missions principales
Vous assurez en binôme la continuité de l'accueil sur les deux sites de la Direction Territoriale du Chablais et apportez un soutien logistique et administratif.
Accueil physique et téléphonique du public :
- Gérer l’accès de la DT au public (ouverture-fermeture des portes et volets) dans le respect des horaires définis par l’institution,
- Analyser et retranscrire la demande de l'usager, déterminer le degré d'urgence et les orienter,
- Accueillir et orienter les professionnels internes et externes à l’institution et les partenaires,
- Renseigner et aider à la compréhension sur les dossiers sociaux (APA, PCH, RSA, Assistantes Maternelles),
- Organiser l’affichage des informations relatives au territoire dans l’espace accueil,
- Assurer la transmission des documents aux usagers.
Gestion logistique de la Direction territoriale :
- Etre référent du logiciel de réservation des véhicules de services (Logau),
- Coordonner l’utilisation et l’entretien du parc de véhicules (25) de la DT,
- Gérer le courrier (arrivée-affranchissement-départ) de l’ensemble des services de la DT,
- Gérer les réservations de salles de la DT, l’utilisation du vidéoprojecteur, des vélos, et de tout matériel transversal aux services,
- Traiter des demandes d’interventions pour le bâtiment,
- Gérer la commande, le suivi et la distribution des fournitures de bureaux pour l’ensemble des services de la DT,
- Contribuer à la sécurité incendie en lien avec le représentant de l’employeur,
- Appuyer le Responsable de l’unité moyens généraux dans l’organisation et l’animation de l’espace d’accueil et dans la transmission d’informations destinées aux agents et partenaires de la Direction Territoriale.
Renfort administratif en lien avec les différents secrétariat de la Direction Territoriale :
- Saisir et mettre en forme des documents…,
- Gérer le courrier,
- Saisir des éléments dans le logiciel métier SOLIS,
- Classer/archiver
En lien avec le Responsable de l’unité moyens généraux :
- Enregistrer et transmettre des demandes de formation,
- Traiter des demandes d’accès (informatique et bâtiment).