Adresse
Forme de travail
Un salaireInformation générale
Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la Cheffe de service gestion administrative et paie.
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (Rémunération : à partir de 2 347 € brut par mois selon expérience professionnelle.)
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
En son sein, la direction des ressources humaines (environ 80 agents) a pour mission :
- de piloter l’allocation des moyens de l’établissement en matière d’emploi, d’organisation et de compétences ;
- de gérer les personnels, la masse salariale et la paie ;
- de définir les politiques de recrutement, de rémunération, de gestion de la carrière et de formation interne ;
- de définir la politique sociale, conduire la politique de prévention des risques professionnels et d’amélioration de la qualité de vie au travail et structurer le cadre de travail des agents (règlement intérieur, principes de management…) ;
- d’organiser le dialogue social.
Elle est organisée en quatre services et trois unités de pilotage transverses et est basée sur les 5 sites nationaux de l’OFB (Vincennes, Paris, Auffargis, Brest et Montpellier), et sur les deux centres de formation (Dry et Boves) dont elle a la responsabilité. Elle agit pour le compte de l’OFB mais aussi sur certains champs RH (paye, formation, carrière) pour le compte des parcs nationaux, établissements publics rattachés à l’OFB.
La direction des ressources humaines a engagé un projet de modernisation de son système d’information des ressources humaines (SIRH) par la mise en place de l’outil interministériel RenoiRh.
La réalisation de ce projet nécessite un apport d’expertise, d’analyse et de réalisations de la part des gestionnaires du service gestion administrative et paie.
Mission
Assurer l’encadrement de l’unité de gestion administrative et paie des contractuels. Cette unité sera composée de 6 gestionnaires localisés à Vincennes. Le pilotage de cette unité et de ses activités devra être réalisé en coordination avec l’unité de gestion des fonctionnaires et l’unité en charge du contrôle de paie afin de se conformer au calendrier de paie et assurer la montée en compétence des différents gestionnaires.
Activités principales
Encadrer l’unité de gestion administrative et paie des contractuels :
- Assurer l’encadrement hiérarchique des agents de l’unité gestion des contractuels.
- Optimiser le fonctionnement de l’unité notamment en période de changement d’outils et au regard du contexte évolutif du service.
- Organiser et sécuriser la gestion administrative et la paie dans le nouvel SIRH et dans le cadre de la politique de rémunération de l’établissement.
- Déployer le contrôle de supervision au sein de l’unité.
- Participer à la montée en compétence des agents du service.
- Assurer le lien avec le contrôleur budgétaire sur les dossiers de recrutement des contractuels (nouveaux dossiers ou renouvellements).
- Organiser le plan de charge de l’équipe sous l’autorité de la cheffe de service et en coordination avec l’activité des autres unités du service en respectant les priorités fixées par la direction de l’établissement.
Assurer une gestion administrative de qualité des contractuels de l’établissement :
- Veiller à la préparation par les gestionnaires des dossiers de prise en charge des dossiers des contractuels (ENP, QS, CAE, ESC-VSC, sur recettes fléchées, réservistes) à partir de leur promesse d’embauche.
- Contrôler les reclassements des différents dossiers de recrutement, les PJ des contrats sur recettes fléchées
- Veiller aux échéances des fins de contrat, périodes d’essai et faire le lien avec le service ECO sur les publications des renouvellements.
- Gérer les contrats de détachement des directeurs.
Coordonner les saisines du contrôleur budgétaire et s’assurer de la qualité des dossiers transmis.
- Organiser la production et la réception de l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à leur prise en charge par l’OFB.
- Organiser la production de l’ensemble des actes administratifs relatifs à la situation des agents : décision de mobilité interne, arrêté d’avancement d’échelon pour les quasi-statuts, décision de temps partiel, décision congé maternité, paternité ou parental, décision de demi-traitement, des décisions de passage en congé grave maladie, affectation de longue durée, reconnaissance CITIS …
- Veiller aux déclarations maladie/maternité/paternité auprès des caisses primaires d’assurances maladie et à la bonne gestion des IJSS dans les dossiers des agents.
- Veiller à la préparation des attestations et documents de liaison destinés aux mutuelles.
- Organiser le traitement des fins de contrats (ICCP, Attestation pôle emploi, certificat de travail) par les gestionnaires
- Organiser le classement des pièces justificatives dans les dossiers individuels des agents.
- Veiller à la fiabilisation des données agents dans le SIRH pour les déclarations DSN.
- Mettre en œuvre des procédures de contrôle interne.
- Participer aux travaux et projets transverses de la DRH.
Organiser la préparation et la liquidation de la paie des contractuels :
- Organiser le recueil des éléments liés à la paie et leur saisie en veillant au respect du calendrier de paie.
- Assurer un contrôle de premier niveau du GEST notamment en veillant à l’exhaustivité des pièces justificatives et à leur conformité réglementaire.
- Assurer un feedback des anomalies de paie constatées aux gestionnaires soit en contrôle de premier niveau, soit par l’unité de contrôle au sein du service soit par l’agence comptable soit suite aux retours du SLR.
- Participer à la rédaction de procédures et fiches de saisies.
- Mettre en œuvre les campagnes collectives (SFT, indemnisation des CET, mutuelles, télétravail, Astreintes et heures supplémentaires, FMD) en lien avec l’unité de gestion des fonctionnaires.
Relations liées au poste
Relations internes :
- Agents de l’établissement
- Services de la DRH
- Correspondants administratifs en région
- Agence comptable
- Département des systèmes d'informations
Relations externes :
Partenaires institutionnels (Ministère de la Transition écologique et solidaire, MASA, services déconcentrés de l’État, Collectivités territoriales...)…
Assurer la relation à l’agent et auprès de tiers :
- Organiser le conseil et l’information auprès des agents quant à leur situation individuelle (explication sur rémunération, demande de différentes attestations etc.) en collaboration avec les correspondants RH en région et les différents services de la DRH. Dans ce cadre, instaurer des relations de travail en assurant un échange bilatéral tant dans le domaine de l'élaboration de la paie que dans le domaine de la réglementation.
Apporter un appui au pilotage de l’activité :
- Concevoir, développer, mettre en place et actualiser des outils de suivi et d’échanges en lien avec l’unité de gestion des fonctionnaires afin d’harmoniser les processus au sein du service.
- Participer à la diffusion de la veille réglementaire du service auprès des équipes en mode transversal.
- Accompagner le changement organisationnel au sein de l’équipe en formalisant les nouveaux processus et la diffusion de ceux-ci.
- Accompagner la montée en compétences des différentes équipes en travaillant avec la cheffe de service à une formalisation de plans de formation internes au service et en lien avec celui qui sera développé par la DRH.
