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Un salaireCe poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'institut Villebon - Georges Charpak a été créé, sous forme d’un Groupement d’Intérêt Public (GIP), par ParisTech, l'Université Paris Descartes, l'Université Paris-Sud, l'Université Paris-Saclay, la Fondation ParisTech, rejointes par l'Université Evry Val d'Essonne et l'ENS Paris-Saclay. Labellisé Initiative d'Excellence en Formations Innovantes en mars 2012(1), soutenu par l'Initiative d'Excellence Paris-Saclay(2), l'Institut Villebon - Georges Charpak est une structure pilote d'innovation pédagogique qui accompagne vers la réussite en licence, des bacheliers scientifiques et technologiques aux profils très variés (parcours scolaire, origine sociale - boursiers - et géographique, situation de handicap) grâce à une pédagogie active : projets, interdisciplinarité, créativité, travail en équipe sont utilisés pour aider chacun à réaliser le maximum de son potentiel.
Après 10 ans d'existence, les résultats de cette formation scientifique généraliste et interdisciplinaire sont très encourageants puisque plus de 95% des étudiants des sept premières promotions sont en poursuite d'études. L'Institut Villebon – Georges Charpak est également devenu un centre d'expérimentation de pratiques pédagogiques. Les plus efficientes sont diffusées dans les établissements fondateurs et plus largement dans la communauté de l'enseignement supérieur.
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière, le ou la Gestionnaire administratif.ive et logistique est en charge de l’exécution des dépenses courantes et de la logistique de l’Institut.
Missions principales de l’agent :
Gestion des dépenses courantes et des missions
- Participer à l’analyse des besoins de l’Institut et effectuer éventuellement des demandes de devis
- Saisir les bons de commandes dans l’outil de gestion financier INETUM
- Procéder à la constatation du service fait dans INETUM
- Procéder à la saisie des factures dans INETUM
- Gérer les relations avec les fournisseurs
- Collecter les pièces justificatives, procéder au classement et à l’archivage physique et électronique
- Etablir les ordres de mission des personnels
- Organiser les déplacements des agents, confirmer la réservation de l’hébergement et des billets de transport
Gestion des fournitures et du matériel
- Réceptionner les commandes et procéder au stockage des fournitures
- Procéder au rangement du stock et tenir un inventaire physique
- Procéder à la distribution des fournitures et des matériels auprès des étudiants et des enseignants
- Tenir un tableau de bord des matériels (ordinateurs) et fournitures prêtés aux étudiants
- Procéder à la vérification de l’état des matériels et fournitures
- Participer à l’organisation matérielle des évènements de l’institut (Soirée Parrainage, Journées Portes Ouvertes, soirée Envol et remise de diplômes)
Soutien dans l’organisation de la formation
- Organiser la gestion des travaux d'intérêt général des étudiants (JAAZ)
- Contribuer à l’organisation de la formation en lien avec la gestionnaire de formation : suivi du tableau des absences, gestion des conventions de stage, préparation des documents pédagogiques (feuilles d’appel, impression de polycopiés, matériel d’examens, contrats de prêts d’ordinateurs)
Vie de l’Institut
- Participer à la gestion collective de l'institut : ouverture et fermeture de l'institut, rangement, entretien des locaux
