Gestionnaire Administratif.ve Et Pédagogique – F/H

Missions

Activités

Assistance administrative

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du département
• Assurer le suivi administratif des activités du département 
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, plaquettes…)
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
• Retranscrire des informations orales et écrites
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage…) concernant le département
• Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
• Classer et archiver les documents
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs
• Participer aux réunions institutionnelles du département (conseil de département, réunions pédagogiques) et contribuer à leur préparation et leur tenue (convocation, préparation de documents, prise de notes…)
• Participer aux opérations logistiques du département
• Participer à la gestion RH du département en lien avec le chef de département (interface avec le service RH, transmission des propositions de recrutement, collecte d’informations, suivi des heures d’enseignement, emplois du temps)
• Participer à la gestion financière du département en lien avec le chef de département (interface avec le service financier, gestion des commandes et des missions, suivi de l’exécution du budget)
• Signaler au service intérieur et technique les problèmes constatés dans les  locaux en ce y compris la propreté

Secrétariat pédagogique

• Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
• Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
• Saisir et modifier les emplois du temps sur le logiciel dédié
• Vérifier la réservation des salles de cours sur le logiciel dédié
• Signaler les dysfonctionnements constatés du matériel de bureautique ou de visio-projection aux services compétents
• Saisir les notes pour les jurys sur le logiciel dédié en lien avec les directeurs d’études
• Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite
• Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes…), classer et archiver les résultats
• Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
• Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
• Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants
• Gérer les demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d’étude

Gestion des contrats et des conventions de stage

• Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…)
• Informer les publics adultes (salariés et demandeurs d’emploi)
• Répondre aux sollicitations du SFCA