Secrétaire Administratif / Administrative

Le/la Secrétaire administratif assure toutes les tâches administratives de secrétariat. Il/Elle assiste la Direction Générale dans l'exécution de ses tâches, seconde le/la coordinateur-trice administratif et financier. Il/Elle peut assister l'assistant(e) de gestion dans la continuité administrative et comptable. Activités de l'emploi Enregistre les courriers « Arrivée/départ », Relève les règlements des parents pour l'élaboration des attestations de paiement, Classe et archive les divers documents et courriers Saisie et met en forme divers documents (courriers, note d'information, convocations, PV, Entretiens etc....), Participe au traitement des dossier des nouveaux salariés et les classe, Suit le calendrier des réunions et d'entretiens, Réalise diverses démarches (dépôt de dossiers à la CAF, poste, crèche...). Réceptionne les appels Transmets les messages à le/la coordinateur-trice administratif et financier, à l'Assistante de gestion et à la direction générale Est chargé(e) des achats de fournitures administratives en concertation avec le/la coordinateur-trice administratif et financier et l'Assistante de gestion. Peut éditer les factures en respectant la procédure Contrôler les livraisons et s'assure qu'elles correspondent aux commandes Assure la préparation des commandes faites par les DEAJE. Assure le suivi des tâches diverses Tenue des registres de l'Association sous couvert de l'assistante de gestion. Relations externes Partenaires : Peut être en contact avec les différents partenaires lors de dépôts de dossier Relation avec les prestataires (accueil, contrôle, échange, transmission de message) Missions ou domaines d'intervention en lien avec le public accueilli Peut avoir des contacts ponctuels avec le public accueilli -RESPONSABILITÉS FINANCIÈRES Relève les règlements des parents pour l'élaboration des attestations de paiement en accord avec la coordinatrice Gère les commandes de fournitures administratives en concertation avec la coordinatrice et l'assistant(e) de gestion Peut faire des achats sous les directives de la direction générale -DIMENSIONS RELATIONNELLES AVEC LE PUBLIC ACCUEILLI Relation internes -Avec la direction générale -Échange régulièrement et Rend compte aux Directeurs généraux -Assure le suivi du calendrier des réunions et du planning des entretiens d'évaluation et professionnels -Gère l'agenda de la direction générale -Avec la coordinateur-trice et l'assistant(e) de gestion -Échange régulièrement et travaille en étroite collaboration avec elles Avec les directeur-trices d'établissement (crèches) -Peut être amener à transmettre des informations écrites ou orales avec l'accord de la direction générale ou de l'assistant(e) de gestion et coordinatrice Responsabilités Humaines L'emploi n'implique pas de responsabilité dans la gestion des ressources humaines