Secretaire Administrative (H/F)

Notre association d'aide à domicile recherche un/e secrétaire pour un complément d'heures 10 à 12h par semaine.Activités administratives:Tenir le standard (réception des appels, transfert, prendre un message et le transmettre )Assurer l'accueil physique des visiteursComprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienterRenseigner les interlocuteurs de façon pertinente et adaptéeRédiger des documents (ex: courriers, notes, mémo ...) à partir d'indications préalables sur la forme et le fondAssurer le traitement du courrier (réception, tri, enregistrement, traitement, envoi )Constituer et suivre les dossiers et fichiers confiés (ex: fichier client, fournisseur, dossier de prise en charge, tableaux de bord...)Contribuer aux projets impactant son périmètre d'activitéRéaliser des activités de classement et d'archivageRéaliser des activités de reprographie (imprimer, relier des documents etc.)Communication:Adapter sa communication en fonction des interlocuteursRendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentesTraiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires )Compétences:Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (planification, facturation, qualité, )Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenairesUtiliser les outils bureautiques et un navigateur InternetExprimer ses messages, tant à l'oral qu'à l'écrit, d'une manière efficace, organisée et adaptée à son interlocuteurUtiliser la messagerie électroniqueAdopter un positionnement professionnel adapté (sens de l'accueil, courtoisie, réserve et discrétion...)Avoir le sens du service à rendre aux différents interlocuteurs (public accompagné, familles, partenaires )Faire preuve d'écouteTravailler en équipeSavoir s'organiser et prioriserContribuer à la qualité du service renduFaire preuve de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle ...)Faire preuve d'autonomieavantages: chèques cadhocs