Secrétaire De Direction Des Soins H/F

Organiser pour plusieurs responsables hiérarchiques au niveau de la Direction des soins le traitement et la circulation d'information, des documents et les communications téléphoniques liées au service ou au suivi de dossiers. Activités - Tâches :Accueil - Accueil et orientation des personnes (patients, usagers, agents, etc.)- Accueil téléphonique et renseignement tout publicRecrutement - Enregistrement des candidatures paramédicales- Planification entretiens (présentiels ou par visio) et préparation des dossiers- Rappel des candidats, prise des disponibilités, modalités de recrutement et proposition de postePlannings -Prise de rendez-vous / gestion des agendas : Directeur des Soins, CSS à la Direction des soins-Programmation et organisation de réunions, visites, conférences, événements, CSIRMT, Rédaction de documents/support d'information-Note d'information-Note de services-Courriers réponses-Courriers divers en liens avec la DS-Comptes rendus de réunions ou d'entretiens, ou de Jury-Prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers divers, attestations Stages-Réception des demandes et présentation au DS pour avis - transmission aux cadres-Réponses aux candidats-Suivi administratif de la demande (convention, attestation assurance, logement, signature des parties, attestation de fin de stage )-Tenue du tableau de recensement des stagiaires par service, et suivi - Statistiques en fin d'annéeAstreintes- Organisation et suivi des astreintes des Cadres de Santé (Elaboration planning annuel, organisation, enregistrement et modification à chaque changement, diffusion intranet .)Notations - évaluations annuelles -Prise de rendez-vous et planification auprès des cadres pour leur entretien de notation-Courrier pour objectifs des cadres pour année suivante-Programmation rdv pour restitution évaluation et objectifsEvénements - organisation- Organisation jury (Appel des candidats, réception candidatures et suivi, dossier pour le jury, documents d'évaluation, courrier convocation candidats, courrier résultats, )-Organisation élections pour les CSIRMT (NS annonce, de déroulement, vote, scrutin et résultats, tableaux RH pour candidats, courriers agents, courriers candidats, matériel pour voter, bulletins, organisation du scrutin, location urnes, diffusion résultats, statistiques, programmation et organisation de la promulgation des résultats et installation de la nouvelle CSIRMT)Autres- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitment, diffusion)- Archivage - Toute tâche demandée par la Direction QUALITES REQUISES- Rigueur, discrétion, disponibilité et respect de la confidentialité- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et les procédures de l'établissement- Maitrise des outils bureautiques, Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams- Esprit d'équipe- Sens des priorités - Orthographe irréprochable Expérience en Secrétariat impérativeDes connaissances dans le domaine du milieu hospitalier et de la fonction publique hospitalière dans son ensemble seraient appréciées.Pour postuler : LM + CV à recrutement@chi-hmv.fr