Secrétaire Technique H/F (H/F)

GIF EMPLOI, est un acteur du recrutement en intérim et CDI, référent sur les métiers techniques, qui cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement long terme. INTERTIS appartient au groupe GIF EMPLOI. Nous recrutons au Chatenay-Malabry (92) un : Assistant technique d'agence H/FDescription du poste : Rattaché.e au Directeur d'agence, vos missions seront les suivantes : ASSISTANCE TECHNIQUE : Vous tenez à jour la Check List Assistant Technique. Vous suivez les obtentions administratives des chantiers et des constats d'affichage afférents et vous envoyez les déclarations préalables et les DICT. Vous êtes un appui à la consultation des entreprises. Vous constituez les dossiers administratifs de chaque chantier (récolte des documents administratifs de tous les intervenants, les visas sur leur conformité, classement). En relation avec le service juridique, vous établissez et suivez l'ensemble des pièces contractuelles (marchés clients, entreprises, commandes, ordres d'agréments des sous-traitants, procès-verbaux, ). Vous suivez la procédure de facturation clients et fournisseurs. Vous préparez les DOE. Vous êtes un appui à la préparation des OPR et OPL (rédaction des documents, diffusion) et aux Chefs de projets sur site lors des livraisons de projets. Vous suivez le parfait achèvement des chantiers avec le Chef de projet. ORGANISATION DU QUOTIDIEN : Vous gérez le courrier entrant et sortant (Rédaction / diffusion / classement), l'accueil clients et des partenaires en agence et vous gérez les appels téléphoniques. Vous êtes garant.e de la bonne tenue des dossiers, de leur bonne complétude ainsi que du classement divers. SUIVI DES PROCEDURESVous suivez les procédures (Check List Assistante Technique, comptabilité par affaires, dossiers de remise d'offre) APPUI DIRECTION AGENCE/SIEGE : Vous participez à l'établissement des procédures. Etant en contact avec nos partenaires et nos clients, vous serez tenu.e à une clause de confidentialité. Vous informez la Direction des divers contacts et vous préparez les prises de décisions Vous êtes un appui au Directeur d'agence auprès des services supports (assurances, ressources humaines, organisation d'évènements) et Directeur agence/ siège sur les remises d'offres commerciales. Vous gérez les services généraux de l'agence en concertation avec le Directeur d'agence et les services généraux du groupe. Vous effectuez la mise à jour des supports de communication (site internet, réseaux sociaux, plaquettes, fiches de références). Vous effectuez les missions transverses que la Direction siège sera amenée à vous confier. Vous êtes garant.e de la conformité et de la fiabilité des documents établis, vous respectez les procédures techniques et vous mettez à disposition les documents et informations (informatique et papier).Description du profil : Vous aimez être un appui solide à votre Direction.Vous disposez d'une expérience de minimum 3 ans sur une fonction similaire dans le secteur de l'immobilier, du BTP ou de l'industrie.Vous disposez d'une excellente expression orale et écrite et vous maitrisez les outils informatiques. Organisé.e, méthodique et communicant.e, vous êtes reconnu.e pour la qualité de suivi de vos dossiers, votre esprit d'équipe et votre capacité à anticiper les sujets sensibles.