Adjoint Administratif (H/F)

Activités principales :Gestion administrative et pédagogique :-Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation,-Transmettre divers courriers aux services concernés,-Établir les certificats de scolarité,-Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d'examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer),-Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC,-Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC,-Éditer les bulletins dans SCODOC,-Entrer les résultats dans Apogée,-Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l'Université),-Éditer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur,-Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins -Participer à la JPO.Gestion financière :-Éditer les bons de commande sur SIFAC avec insertion des devis,-Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier,-Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans SIFAC,-Suivre le budget sur SIFAC.CDD de 12 mois à temps plein, poste à pouvoir dès que possible.Diplôme souhaité : BAC +2Merci de transmettre CV et lettre de motivation.Connaissance, savoir :-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires ),-Gestion comptable et financière,-L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe.Savoir-faire :-Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures,-Organisation et gestion des bases de données,-Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS ),-Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc ),-Gestion administrative de PARCOURSUP,-Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers.Savoir être : -Sens de l'organisation,-Réactivité,-Sens relationnel.Conditions particulières d'exercice : Possibilité de service partagé et travail le samedi lors de la JPO. Déplacement occasionnel sur les différents sites de l'IUT.