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Un salaireNous recherchons un(e) secrétaire pour assurer la gestion et le suivi administratif de l'entreprise. Il/elle sera rattaché(e) au pôle administratif sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière.MISSIONS GÉNÉRALES DU SECRÉTARIATAssure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction : scan, classement des dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux d'envoi, filtrage téléphonique (il/elle oriente éventuellement ses interlocuteurs vers leurscollaborateurs). Il/Elle assure la gestion des rendez-vous de la Direction ;- Assure la prise de notes lors des réunions internes ou externes et rédige des comptes rendus inhérents.- Travaille avec les Responsables des Unités de ProductionCommercial- Assure la création des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion ;- Met à jour en temps réel notre logiciel de gestion en incluant la création des offres, ll saisie des bons de commandes, la mise à jour des dossiers, la mise à jour des offres ;- Assure la mise à jour des liasses prod ;- Assure la gestion, l'enregistrement et le classement de la facturation ;- Intègre les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans le calendrier Outlook.- Prendre en charge la réponse administrative aux appels d'offres et suivre le montage des dossiers ;- Construire le dossier de réponses avec les différents inputs : (offre, annexes, présentation de la société etc.) ;- Assure le dépôt des dossiers de réponses à appels d'offres sur les plateformes Ad'hoc.Facturation- Assure l'établissement des factures de vente de l'ensemble de la structure de la société,- Traite les factures sur GX et les Bordereaux d'Envois (BE) associés,- Assure le lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients,- S'assure en lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients.- Tenir au courant les Responsables de l'avancé des factures
