Assistant Administratif H/F

Missions et activités principales :

1 – Secrétariat
• Assurer les fonctions de secrétariat : gestion des agendas partagés de la chef de bureau et de son adjointe, gestion du courrier entrant et sortant, accueil téléphonique, organisation matérielle des réunions, reprographie, mise en forme de documents, mise sous pli, gestion documentaire, archivage ;
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;
• Mise à jour de l’espace réservé du bureau sur l’intranet du Ministère (Sémaphore) ;
• Assurer la gestion RH de proximité (30 à 36 agents) et le suivi des absences des agents du BQC en lien avec la hiérarchie du bureau ;
• Assurer la gestion des fournitures (saisir les commandes en ligne sur le portail de l’UGAP et en assurer le suivi et l’inventaire) ;
• Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier pour l’ensemble des agents du BQC et le diffuser au bon interlocuteur ;
• Assurer la liaison avec le service logistique (gestion des tickets Nestor, installation des agents).

2 – Soutien aux relations financières avec les tiers externes à l’administration
• Assurer l'"assistance facture" de premier niveau auprès des fournisseurs
- la gestion de la relation fournisseurs, notamment les réponses aux sollicitations par mail sur l’état d’avancement du paiement de leurs factures (en lien avec les pôles de gestion) ;
- l'accompagnement des fournisseurs dans la gestion de leurs factures sur le portail Chorus-PRO
- l'assistance des fournisseurs en cas de difficultés sur le portail Chorus-PRO (assistance téléphonique, réponses aux questions reçues par mail etc.) ;
• Gestion de premier niveau des courriers financiers en lien avec les pôles du bureau ;
• Prendre en charge certains dossiers de gestion transverses, traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées.

Compétences techniques
- Pratique des circuits administratifs ;
- Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) ;
- Accueil téléphonique
- Rédaction administrative

Savoir-faire
- Prioriser
- Organiser une réunion
- Mettre en forme un document
- Diffuser une information, une publication
- Rédiger un courrier
- Archiver

Savoir-être
- Autonomie et réactivité, dynamisme
- Aptitude à travailler en équipe;
- Savoir rendre compte
- Discrétion et confidentialité ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Capacité d’adaptation ;
- Bonne capacité de dialogue, sens de la diplomatie

Profil de candidat recherché:
Une expérience similaire réussie serait un atout.