Assistant Administratif.ive (H/F)

Placé sous l'autorité de la direction de l'établissement, l'assistant(e) administratif(ive) organise l'exécution de la dépense et réalise des tâches administratives et d'accueil diverses.1 - Assurer l'exécution du budget - Au moyen du logiciel métier, engager la dépense après validation de la direction - Organiser et suivre la chaîne d'exécution de la dépense : réalisation du bon de commande ou du bon d'engagement, assurer la vérification de la conformité de la facture à la commande et au service fait, assurer la validation des factures - Assurer l'archivage des éléments d'exécution du budget - Éditer les éléments nécessaires au suivi du budget, sur demande de la direction2 - Assurer les tâches de secrétariat courant - Traitement des courriers, des dossiers et des documents de l'établissement (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - A partir d'informations orales ou écrites, rédiger des courriers simples - Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe - Classement et archivage des dossiers de l'établissement - Participation aux réunion du conseil de vie sociale de l'établissementMISSIONS SECONDAIRES : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité - Renseigner les usagers : résidents, familles, professionnels de santé, fournisseurs et prestataires - Être à l'écoute des résidents et de leur famille - Assurer le transfert des appels téléphoniques au personnes concernées- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel- Produire un travail fiable et de qualité- Savoir respecter les procédures- Posséder des qualités d'organisation et de classement- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs- Savoir travailler en équipe- Maîtrise de l'outil informatique- Assurer une bonne transmission de l'information - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, comptes-rendus, dossier )- Organiser et prioriser les activités de secrétariat- Faire preuve de réactivité- Sens du service public- Capacité à rendre compte- Capacité d'écoute