Assistant / Assistante De Direction

Les EHPAD de Cadenet et Cucuron recherche un adjoint administratif hospitalier en charge du secrétariat de direction, des affaires générales et des ressources humaines. Une expérience et des compétences spécifiques dans ces domaines sont indispensables et une connaissance des institutions médico-sociales et de la fonction publique hospitalière serait appréciée, permettant une opérationnalité rapide.La personne recrutée exercera principalement en lien avec la direction et la direction adjointe, les autres cadres administratifs et technique : responsable des ressources humaines, des finances et du patrimoine ; ainsi que le cadre de santé. Les missions confiées sont riches, variées et transversales, en lien direct avec les usagers. Le futur collaborateur devra s'inscrire dans la dynamique de ces projets au sein d'une équipe pluridisciplinaire et en particulier la direction.Poste : Un adjoint administratif hospitalier est chargé des tâches administratives, des fonctions d'accueil et de secrétariat.Une grande partie de ses tâches s'effectue, installé à un bureau, à travailler sur un ordinateur ou en relation directe avec l'encadrement et la direction. Le poste est à pourvoir à temps partiel au mois de mars 2024 à hauteur de 80 %. Fonctions et responsabilités :L'adjoint administratif hospitalier s'occupe de la gestion quotidienne : gestion du courrier et des e-mails, accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, dactylographie, recherche documentaire, préparation de dossiers, réalisation de tableaux statistiques, etc.Il accueille, oriente et renseigne le public.Il gère les admissions des résidents, constitue leur dossier informatique, les renseigne sur leurs frais de séjour, réalise les documents pour la sécurité sociale, les mutuelles, et l'ensemble des dispositifs d'aides. En lien avec la direction il assure le suivi des dossiers liés aux affaires générales ; assure le secrétariat de direction : gestion de l'agenda et du courrier du Directeur, frappe des courriers ainsi que des notes de service, organise les instances, réalise la rédaction et la frappe des comptes-rendus ; organise la fonction accueil en lien avec les besoins des résidents et des familles. En lien avec la Responsable des ressources humaines du site, il assure la gestion administrative du personnel. Il rédige les contrats de travail, suit et met à jour le dossier de chaque employé, organise des sessions de formation, réalise les documents de fin de contratsEn lien avec la responsable des finances et le cadre de santé, il accueille, renseigne les résidents et leurs familles sur les questions administratives. Il participe à la facturation. Activités principales :-Accueil téléphonique et physique du public.-Ouverture, enregistrement et tri du courrier.-Tenue de l'agenda de la direction.-Organisation des réunions.-Rédaction de courriers (réponses aux demandes d'emplois, recrutement et courriers divers).-Préparation des dossiers et rédaction des procès-verbaux Qualités essentielles, compétences nécessaires :-Maîtriser les outils de bureautique : traitement de texte (Word par exemple), boite e-mail, organisateur de RDV (Outlook par exemple), les logiciels liés à l'activité.-Créer des tableaux ou réaliser des comptes-rendus.-Être organisé et rigoureux pour jongler avec les tâches confiées. Les tâches sont parfois très spécialisées et très variées. -Être polyvalent.-Avoir une facilité relationnelle, de l'empathie et un sens du service pour faciliter les contacts avec le public.Autres qualités attendues : -Rigueur, précision, méthode et organisation.-Respect du secret professionnel.-Discrétion, diplomatie et sens du service public.-Sens de l'écoute et du dialogue.-Esprit d'équipe.-Disponibilité.