Assistant / Assistante De Direction

Assister la Directrice déléguée départementale et la Déléguée territoriale dans l'organisation quotidienne de leur travail, assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination, de suivi et de traitement de l'information. - gestion du planning, agenda, déplacements, planification des réunions récurrentes et organisation de réunions (ponts visio, salle et matériels, liste de présence et émargement, comptes-rendus à la demande ); - gestion organisée de la messagerie de la Direction ; - constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité ; - suivi des échéanciers des demandes de la Direction Générale, des Directions métiers, du Préfet et rôle d'alerte ; - secrétariat de l'instance départementale du CTS (Conseil territorial de santé) : organiser, assister aux réunions et réaliser les comptes rendus ; - accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels ; - personne-ressource sur l'activité du service et son fonctionnement ; - traitement de l'information et réponses de 1er niveau ; - classement et archivage de documents (plan de classement) ; - suivi des dépenses de fonctionnement du service (utilisation du logiciel métier); - suivi des actions de communication avec le service com du siège ; - suivi financier des projets pilotés par la DD sur le FIR (conventions, pièces comptables, enregistrement dans le logiciel métier) ; - structuration et transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'ARS ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes du DD/DT) ; - rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ; - maîtrise des outils informatiques. Il/Elle vient également en appui de l'équipe de la direction départementale dans les missions d'animation territoriale confiées par le Directeur général de l'ARS.