Assistant De Direction Btp (H/F)

GIF EMPLOI, est un acteur du recrutement en intérim et CDI, référent sur les métiers techniques, qui cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement long terme.
INTERTIS appartient au groupe GIF EMPLOI.
Nous recrutons à Paris (75) un : Assistant de direction BTPH/F
Description du poste :
1. Appui direction agence

• Sera en contact avec les partenaires et Clients. A ce titre la discrétion est de rigueur
• Rendra compte des divers contacts et préparera les prises de décisions.
• Appui du DA sur les services supports : assurances, ressources humaines, organisation d’évènements, plénières...
• Gestion des services généraux de l'agence en concertation avec le DA et les services généraux du groupe
• Coordination entre les différents services de l'agence

2. Support commercial

• Etablissement et mise en forme des offres commerciales
• Préparation, en collaboration avec le Directeur, des soutenances sur Excence
• Gestion des commandes auprès des BE extérieurs en lien avec les services Etudes de prix et Achats
• Optimiser les outils Axess pour les offres GP

3. Assistance technique

• Adaptation de la Check List Assistante Technique aux projets de l'agence,
• Suivi des obtentions administratives des chantiers et des constats d’affichage afférents,
• Envoi des déclarations préalables et des DICT,
• Assistance à la consultation des entreprises,
• Obtention des documents administratifs de l’ensemble des intervenants sur les chantiers, visa sur leur conformité et classement,
• En relation avec le service juridique, établissement et suivi de l’ensemble des pièces contractuelles : marchés clients, entreprises, commandes, ordres de service, avenants, agréments des sous-traitants, procès-verbaux, etc.
• Suivi de la procédure de facturation clients et fournisseurs,
• Préparation des DOE,
• Assistance à la préparation des OPR et OPL (rédaction des documents, diffusion),
• Assister les CP sur site lors des livraisons
• Suivi du parfait achèvement avec le CP.

4. Organisation du quotidien

• Gestion du courrier entrant et sortant (Rédaction / diffusion / classement),
• Accueil des clients et des partenaires en agence,
• Gestion des appels téléphoniques,
• Veille permanente de la bonne tenue des dossiers,
• Validation de la bonne complétude des dossiers,
• Classement divers.

5. Suivi des procédures

• AXESSGO
• Check List Assistante Technique
• Procédure comptable par affaires

GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.
Vous avez une expérience similaire idéalement dans le secteur du BTP ou ingénierie.
Qualités et Compétences recherchées :

• Qualités d'expression écrite et orale
• Organisation et méthode de travail
• Esprit d'équipe
• Anticipation

Outils :

• CRM
• Pack Office
• Réseau informatique partagé SharePoint / Teams