Adresse
Forme de travail
Un salaireGestion administrative :
Assister la direction dans la coordination transversale au sein du département, incluant l’organisation de réunions (agenda, réservation de salles, relevés de décision, mettre à jour le fichier contacts du musée),
Être l’interface du département des collections dans ses relations administratives avec les autres directions de la Cité, incluant la gestion du courrier entrant et sortant du musée, ainsi que les archives courantes et intermédiaires du service,
Contribuer à la préparation de contrats et de conventions (en liaison avec le service juridique),
Tenir à jour des tableaux de suivi des actions du département : pour le suivi de gestion administrative, pour le rapport d’activité, pour le contrat de performance de l’établissement…
Suivre les dossiers administratifs des collaborateurs, en coordination avec les chefs de service et avec le SRH,
Tenir l’agenda du directeur,
Assurer l’interface, pour les services du musée, avec le prestataire externe de voyage en cas de commande complexe,
Ponctuellement : contribuer à l’organisation matérielle des colloques (conventionnements, réservation de l’auditorium, devis des prestations multiservices, organisation de l’accueil et des prestations de traiteur) – un colloque par an et parfois une ou deux soirées.
Gestion financière incluant la mise en place des procédures, outils et tableaux de bord afférents à ces différents points. Il ou elle participe à l’exécution pour le département :
Des actes de gestion dans le logiciel de gestion ;
De la préparation des documents nécessaires à la saisie des commandes : formulaire de frais de réception, formulaire de remboursement de frais, fiches fournisseurs, entre autres ;
De la saisie des commandes (EJ) ;
De la constatation des services faits ;
De la gestion administrative des dépenses et des recettes (PJ, copie, transmission) ;
De la préparation des éléments nécessaires au lancement des marchés publics, en lien avec le service juridique ;
Correspondant :
Il doit notamment assurer :
Le suivi des marchés et contrats, dans le respect des procédures mises en place ;
Il est chargé du suivi de l’enveloppe budgétaire du département et du dialogue de gestion avec le service financier ;
Assistance à l’élaboration du budget (prévisions de dépenses et de recettes), mise en forme et mise en perspective pluriannuelle, reprogrammation budgétaire infra-annuelle ;
Suivi de l’exécution du budget et analyse des consommations, mise à jour des reportings de suivi financier ;
La consolidation des tableaux de bord de pilotage budgétaire.
