Assistant De Direction (H/F)

ActivitésAssurer l'accueil, le filtrage et l'orientation téléphonique.Assurer la gestion des agendas du directeur du pôle GIGP et de son adjointOrganisation des comités bipartites ou tripartites avec la SGP, IDFMProgrammation des comités en fonction de la disponibilité des directions des 3 établissements, réservation de salle, envoi des convocations, prestationsDiffusion officielle des ordres du jour lorsque le GIGP est puissance invitanteOrganisation des réunions entre le GIGP et ses partenaires internes et externes :Gestion des plannings, réservation de salle (WELLCO) , envoi des convocations, prestations.Gérer le courrier, l'organisation de rendez-vous et de réunions, la mise en forme de documents (lettres, notes, comptes rendus de réunions, dossiers...)Réaliser des documents de présentation pour des réunions (sous PowerPoint)Assurer l'organisation et la gestion logistique des directions et/ou unités : fournitures de bureaux, plateaux repas, KIOSQUE DIGITAL, gestion des absences et du planning des congés, organisation des séminaires pour le pôleAssurer la gestion et le suivi des commandes (bons de commandes) sous i-proc. pour les directions et/ou unités)En fonction des mouvements de personnel : veiller à la mise à jour des fiches Antilopes (administrateur du périmètre du pôle), des postes téléphoniques et PC via DIGITAL'KEtre le correspondant e TEAM TIME pour les directions concernées : saisir les absences au poste de travail hors SELFTIMEParticiper au comité opérationnel du CSRH - réunion bilatérale CSRHGestion, suivi et mise à jour de la page Urban GIGPDéplacementsRédaction de CR Participer au réseau des ADICompétences / ConnaissancesSavoir-faire :Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations...)Gestion des prioritésRecevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniquesSaisir et présenter des documents (lettres, rapports...)Disposer de capacités rédactionnelles Niveau du poste MaitriseBac+2/3 secrétariat, assistante de Direction ou expérience professionnelle équivalenteCondition d'exercice de l'emploi (si particularité)Lieu de travail : 2 mail de la Petite Espagne 93212 La Plaine Saint-Denis puis mi 2025 VitryForfait jourTélétravail possible