Assistant De Direction H/F

Sous l’autorité de la Directrice adjointe du Service, les missions de l’assistante de Direction sont les suivantes :

Missions d’assistanat de Direction

• Gère le planning de l’équipe de Direction du service MRC, et organise les déplacements, les rendez-vous et les réunions
• Gère la diffusion des informations reçues pour la direction (courriers, e-mails, appels téléphoniques…) et fait l’interface avec les différents interlocuteurs internes et externes de la direction (institutionnels, médecins, directeurs hospitaliers, associations de patients, …)
• Organise les manifestations du service (gère les invitations, les contacts avec les participants, la supervision de la logistique des évènements…)
• Prépare les supports des réunions, instances, et manifestations de la direction du service
• Réalise des compte-rendu, PV de réunions, plans d’action, rapports, notes de synthèse…
• Prépare et participe à la rédaction de conventions, chartes et tout document réglementaire nécessaire à la bonne réalisation des projets et partenariats
• Etablit et présente sous forme normalisée des tableaux de bord, rapports d’activité, …
• Anticipe, suit les plans d’action, et formalise les différents dossiers relatifs à tous les projets de la direction en HDF et en BFC, le cas échéant en lien avec le chef de projet
• Alerte la direction de tout dysfonctionnement ou tout évènement susceptible d’avoir un impact sur le fonctionnement et l’activité du service
• Établit toute proposition allant dans le sens d’une amélioration de la qualité des projets et de la prise en charge des patients
• Participe à la communication interne et externe
• Classe et tri les dossiers de la direction, assure la bonne tenue de la gestion documentaire

Missions de préparation des dossiers institutionnels

• Participe activement et suit, en lien avec le service administratif, les plannings de préparation des dossiers de demandes d’autorisation et de renouvellement des autorisations d’activité de l’ARS, ainsi que les visites de conformité initiées par l’ARS,
• Rassemble les informations et gère la saisie des indicateurs et statistiques institutionnels (CPOM, SAE, CAQES…)
• Prépare différents dossiers à la demande de la direction
• Suit les échéances des différents contrats et conventions, et alerte la direction
• S’assure de l’harmonisation des pratiques entre les HDF et BFC

Démarche qualité

• Participe activement à la démarche qualité du service (certification HAS, ISO)
• Applique et veille au respect de toutes les procédures qualité du service

Communication liée au poste

• Est tenue au secret professionnel et à la confidentialité
• Effectue un reporting permanent et formalisé auprès de la direction du service de toutes ses actions, et de l’avancée des dossiers, ainsi que de toute difficulté ou tout évènement intervenu dans le service
• A une communication fluide et régulière avec le groupe (en interne, BFC, services transverses…)

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Loos.