Assistant Polyvalent Chargé D’accueil H/F

Job description

Au sein de l'équipe Middle Office composée de chargées de projet, vous serez dédié(e) à l’accueil dans nos locaux et aurez pour missions :

• Accueil physique, standard téléphonique, distribution du courrier et gestion de la boite mail
• Support aux services généraux :
  • Veille à la qualité de vie et d’accueil dans les locaux de USIDE : vérifier la présence de paperboard, markers, boissons, etc. dans chaque salle de réunion et la répartition des tasses dans la cafétéria clients et les étages
  • Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et autres matériels
  • Interface avec certains prestataires de service (téléphonie, ascensoriste, imprimantes etc.)
• Commandes de viennoiseries, plateaux repas et boissons
• Aide à l’organisation logistique de séminaires (impressions et préparation de documents, organisation des déplacements de consultants : réservation de transport, d’hôtel, de taxis…)
• Mise à jour de documents en interne (liste téléphonique, livret d’accueil, etc.)

Cette liste n’est pas limitative et des missions complémentaires pourront vous être confiées en fonction de votre potentiel. 

Qualifications

Diplômé(e) en BTS Assistant de Manager ou équivalent, vous disposez de 2 années d'expérience en gestion de standard et assistanat.

Vous êtes rigoureux (se), diplomate, fiable, réactif, vous êtes souriant(e) et disponible et vous avez un réel sens du service.  Vous êtes solidaire et dynamique et aimez travailler en équipe. Vous êtes doté(e) de qualités relationnelles, et vous avez une réelle aisance lors de contacts téléphoniques et par courriels. Vous maitrisez les outils informatique Outlook et Teams.

La maitrise de l’anglais est nécessaire pour ce poste.