Assistant.e Administratif.ive (H/F)

La Région élabore des politiques publiques structurantes pour la Bretagne et des schémas et stratégies qu'il lui appartient ensuite de porter dans la durée, d'expliquer et de faire connaître aux différentes cibles. Au sein des services régionaux, et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice Générale des Services, la Direction de la Communication s'est vue confier l'information des citoyens, la promotion des politiques publiques, l'animation des démarches de promotion de la qualité de la relation aux citoyens et les démarches de citoyenneté. L'Assistant.e administratif.ive, sous l'autorité hiérarchique de l'assistant.e de direction, chef.fe du pôle secrétariat de la Communication, assure des fonctions de secrétariat et d'assistance dans les services de la Direction. Activités principales 1) Assurer le secrétariat du Service des évènements : Gérer les appels téléphoniques Suivre et modifier les agendas (organisation de réunions, rendez-vous, réservation de salles ) Gérer les déplacements dans les outils dédiés (création des ordres de mission, réservation d'hébergements, de véhicules de service ) Gérer les états de frais mensuels Gérer les demandes d'objets promotionnels (réponses, tableau de suivi) 2) Coordonner l'accueil physique, téléphonique et courrier de la direction : - Accueil physique et téléphonique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques Renseigner et orienter les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Assurer et organiser l'accueil physique des visiteurs - Courrier arrivé : Récupérer, trier et orienter, après visa du Directeur, le courrier reçu Assurer le suivi du courrier sur logiciel ARIANE - Boite mail générique : Gérer les courriels adressés sur la boite mail générique de la Direction en y apportant la réponse adéquate Traiter les mails issus du formulaire de contact du site bretagne.bzh en y apportant une réponse ou en redirigeant vers la Direction compétente en charge de la réponse 3) Gestion et suivi des sollicitations - procédure BAL/BAT dans l'outil dédié Teams Procédure interne visant à solliciter l'autorisation à lancer une action de communication avant son commencement et à valider les livrables) : Recevoir les demandes de BAL et de BAT sur la boite mail Enregistrer les BAL/BAT et s'assurer que leur instruction peut être engagée Orienter les projets de BAL et de BAT vers les services concernés de la Direction Assurer le suivi tout le long de la procédure : état d'instruction, validation, information à la Direction émettrice et les services concernés de la DIRCOM, classement/archivage COMPETENCES REQUISES : - Expérience dans un poste similaire d'Assistant.e administratif.ive/de secrétaire de direction - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.), de la messagerie Outlook, Internet - Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.) - Expression orale et écrite de qualité - Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe, grammaire - Sens des relations, de l'accueil, organisation et méthode - Disponibilité et discrétion Lieu de travail : Rennes, site Hôtel de Région CDD de 3 semaines. Disponibilité: immédiate Rémunération: 1 703,69€ nets mensuels