Assistant(E) Administrative En Lycee (H/F)

Sous l'autorité du Chef d'établissement, la personne recherchée assure la gestion courante des tâches administratives de l'établissement scolaire, principalement du lycée. Elle est en relation principalement avec les équipes pédagogiques, les familles et les élèves mais également avec le personnel de direction, administratif, financier, et éducatif et les partenaires. Ces activités sont par nature évolutives.Profil recherché :-Excellente maîtrise des outils informatiques (logiciels de bureautique courant, bases de données, ) et des technologies de communication et d'information. -La maitrise du logiciel professionnel Charlemagne est un plus-Excellente maîtrise du français. -Capacité à travailler en équipe.-Faire preuve d'une certaine adaptabilité, d'une bonne autonomie et de disponibilité. -Excellent sens de la planification et de l'organisation.Activités principales :Secrétariat pédagogique et gestion des enseignants et des dossiers formation - 25%-Prend en charge toutes les charges et activités administratives en lien avec la gestion des dossiers des enseignants et les relations administratives avec les rectorats.-Assurer la gestion administrative des enseignants (gestion des absences, saisie des heures supplémentaires sur le serveur académique, établissement des PV d'installation et modification des quotités horaires) en respectant les procédures du rectorat-Prend en charge les tâches en lien avec la gestion des dossiers administratifs relatifs aux situations exceptionnelles des enseignants relevant d'un accompagnement (arrêt longue durée, retraite ) et les relations avec les mutuelles prévoyances.-Prend en charge les tâches en lien avec la gestion des dossiers administratifs relatifs aux formations et les relations avec les administrations et collectivités locales concernées.Secrétariat familles / apprenants - 25%-Prend en charge toutes les charges et activités administratives liées aux familles (dossier inscription, relations ) ou aux apprenants (dossiers scolaires, pédagogiques et éducatifs )-Prend en charge la collecte, la gestion, la déclaration auprès du rectorat des bourses d'études-Saisit, met en forme, diffuse des documents rédactionnels, administratifs et des documents de communication en utilisant les outils bureautiques-Prend, transmet des messages ou les traite en respectant le niveau de délégation donné par le chef d'établissement-Collecte, édite, diffuse et archive des documents administratifs auprès des élèves, des familles, des enseignantsSecrétariat de direction - 10%-Prend en charge le suivi administratif de tous les dossiers de direction générale-Gère l'agenda et les messages électroniques de son supérieur hiérarchique (lui rappeler les échéances / les dossiers importants)-Assurer la gestion administrative des élèves (saisie d'effectif, saisie des enquêtes académiques, en respectant les procédures du rectorat)Accueil, standard et secrétariat courant - 40%-Accueille et prend en charge les visiteurs, les appels téléphoniques, les messages électroniques et téléphoniques-Traite en autonomie des problèmes simples, reformule les demandes et oriente vers les interlocuteurs qualifiés pour apporter la réponse-Réceptionne et trie des documents en les redirigeant vers le bon destinataire et en respectant les règles de confidentialité de l'établissement-Réalise des envois en nombre ou publipostages en utilisant les outils et le matériel dédiés-Communique en s'adaptant à son interlocuteur (adaptation à l'âge de l'élève, aux familles, aux enseignants, aux prestataires extérieurs)-Gère le quotidien du poste (commandes de fournitures, )-Informe oralement et/ou par écrit du suivi ou de la réalisation d'une tâche confiée-Rendre compte avec objectivité des événements à partir des diverses remontées d'informations