Assistant.e De Direction Du Cycle Ingénieur (H/F)

-50% assistant/e Directeur des Etudes du programme ingénieur généraliste-50% Chargé/e de gestion Pôle Administratif et financeAssistant/e du Directeur des Etudes du Cycle ingénieur (DE Cycle ing) :- Gestion de l'agenda du DE Cycle ing.,- Organisation des réunions et des rendez-vous au fil de l'eau durant l'année en cours. Réservation de salles, séminaires en lien avec ces réunions.- Organisation des déplacements du DE Cycle ing,- Gestion des ordres de mission et des remboursements de frais du DE Cycle ing.- Convocation des élèves en amont des Conseils de discipline, organisation des rendez vous avec le DE Cycle ing.- Préparation, suivi de l''avancement de dossiers et relances éventuelles.- Rédaction des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.- Signature des conventions de stage pour et au nom du DE progr..ing, en lien avec le pôle césure de la DE Cycle ing.- Interface entre le DE Cycle ing et son équipe interne. Mise en place de réunions récurrentes entre cette dernière et le DE Cycle ing.Chargé/e de gestion Pôle Administratif et finance- Gestion de l'accueil et des appels téléphoniques vers la Direction des Etudes et de la boite mail de la Direction des Etudes.- Logistique et organisation des différents comités en lien avec la Direction des Etudes du programme ingénieur ;- Organisation logistique pour les réunions du Groupe des Ecoles Centrales qui ont lieu à Saclay.- Convocation et organisation des jurys d'affectation suivis des jurys d'appel ST5 et ST7- Gestion administrative des surveillants pour l'ensemble des examens de toutes les formations de CS :- recrutement administratif, établissement des contrats des surveillants chaque année sur la plateforme staffing.- en lien avec le(la) responsable des examens des 1ère et 2ème année et les responsables scolarité pour les autres promotions d'élèves :o affectation aux différents examens, convocation des surveillants, suivi des annulations en cours de mois, remplacements si nécessaire, et, en fin de mois, comptabilisation et paiement des heures de chaque surveillant pour chacune de ses missions.Compétences opérationnelles- Maîtrise des outils informatiques (excel, word, powerpoint) et des logiciels spécifiques Notilus, Staffing- Maîtrise de l'anglaisCompétences comportementales- Ethique / intégrité- Confidentialité- Sens du service publicCompétences organisationnelles.- Grande rigueur et capacité à hiérarchiser.- Réactivité, adaptabilité, capacité d'anticipation- Réactivité, adaptabilité, capacité d'anticipation- Esprit de synthèse et d'initiative.- Capacité à travailler en équipe