Assistant.e De Direction (H/F)

Secrétariat standard en collaboration avec les secrétaires pédagogiques- Assurer l'accueil et l'orientation (à distance et physique) des interlocuteurs internes et externes- Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative et financière- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ), les reproduire et les diffuser- Classer et archiver les documents- Gérer administrativement les étudiants en formation doctoraleSecrétariat de direction- Assister la Directrice/eur de l'EUR et du LEPS- Gérer l'agenda de la Directrice/eur de l'EUR et du LEPS et contrôler les échéances- Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements- Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante et de l'université- Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs- Etre référent I-parapheur pour les conventions- Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'EUR et du LEPS/Chaires- Assurer en relation avec les services compétents de l'UFR/Université et les enseignants-chercheurs la gestion des bons de commande (transports et nuits d'hôtel d'enseignants vacataires, de conférenciers d'invités pour différents types de réunion, achats de matériels, commande d'ouvrage, paiements divers )- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés- Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de l'EUR et du LEPS/Chaires- Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information- Gérer les commandes et l'environnement matériel de l'EUR et du LEPS/ChairesOrganisation d'événements pour l'EUR et LEPS/Chaires- Identifier les besoins, réserver les salles (hors Hyperplanning)- Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi- Organiser la journée ou les 24h annuels de réunion de l'EUR/LEPS- Elaborer la liste des invités et envoyer les invitations- Coordonner l'ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté, ...)Organisation des réunions institutionnelles en collaboration avec les secrétaires et responsable du service multimédia- Assurer en lien avec la Directrice/eur la préparation des réunions institutionnelles (pour l'EUR : comité scientifique international, comité stratégique ; pour le LEPS : différentes réunions pour le LEPS) invitations, diffusion de l'ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, reproduction et distribution des documents de travail- Assurer la logistique du lieu et de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférenceSoutien à la gestion / RH BIATSS- Participer au traitement des dossiers en lien avec la responsable du service RH de l'UFR et de l'Université- Assurer la continuité de service en cas d'absence au service RH : transmission des actes administratifs et documents divers des agents à la DRH de l'Université et inversement