Assistant(E) De Direction H/F

Assistant(e) de DirectionH/F

Cotation : C1 Assistant (technique ou administratif)

Catégorie C Adjoints administratifs territ

Thématique : Gestion administrative

Pôle : POLE ATTRACTIVITE CULTURE ET TERRITOIRE DIRECTION DE LA CULTURE DOMAINE DE LA VALLEE AUX LOUPS MAISON DE CHATEAUBRIAND

Votre pôle/direction

La direction de la culture est composée de six services et emploie 170 collaborateurs. Elle pilote la politique culturelle définie par le Président du Département et les élus. Au sein de la Vallée de la Culture, elle agit selon deux axes structurants : une action de maillage territorial dense et une politique de valorisation patrimoniale ambitieuse. Elle est chargée d’élaborer et de mettre en œuvre une politique culturelle à la fois variée, exigeante et accessible à tous les publics, et particulièrement aux jeunes : à travers les établissements départementaux : deux musées de France - le musée du Domaine départemental de Sceaux et le musée départemental Albert-Kahn - une maison d’écrivain, la Maison de Chateaubriand, mais aussi La Seine Musicale, le Jardin des métiers d’arts et du Design, la Tour aux Figures, ou le Fonds départemental d’art contemporain. Elle accompagne des initiatives structurantes du territoire et mène une action moteur en faveur de l’éducation artistique et culturelle. Les activités supports sont réparties entre un service administratif et une unité dédiée à la promotion et la médiation numérique de la Direction.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Vos missions

La Direction de la Culture recherche un/e Assistant(e) de Direction afin d’assister la direction de la maison de Chateaubriand (directrice et directrice déléguée aux publics, à la valorisation et aux ressources transverses) dans son organisation et

Administration générale :

- Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la gestion des mails.

- Gestion du courrier physique (réception, ouverture, tri, enregistrement, envoi).

- Assurer l’interface avec l’assistante de la directrice de la Culture.

- Commande du matériel informatique et de communication pour les nouveaux arrivants.

- Commande et gestion du stock des fournitures de bureau.

- Mettre à jour la base de données de contacts.

• Assister la direction de la maison de Chateaubriand dans son organisation et ses missions :

- Gérer l’agenda, organiser et préparer les rendez-vous et réunions (proposition d’ordre du jour, constitution des fonds de dossier, transmission des besoins logistiques).

- Organiser les déplacements et missions de la direction.

- Assurer le suivi des fiches rendez-vous et des fiches projet.

- Assurer ou coordonner la transmission de documents, ouvrages, éditions de la maison auprès de la direction de la Cultre, des services du Département et des partenaires.

- Participer aux réunions en cas de besoin, établir les relevés de décision et comptes rendus, le suivi et la synthèse des actions réalisées.

- Assurer l’accueil physique et gérer les appels téléphoniques : point d’entrée de la direction pour tout sujet institutionnel, renseigner et orienter les interlocuteurs vers les agents concernés.

- Assurer l’interface entre les agents et la direction.

- Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, tableaux de suivi, Powerpoints).

- Contrôler et relire les parapheurs, en assurer le suivi.

- En tant que de besoin, assurer le suivi de dossiers.

Coordonner la production et la circulation de l’information et du reporting, assurer le suivi des circuits de validation interne et externe :

- Centraliser la mise à jour du calendrier des instances du Conseil départemental (en particulier commission permanente, comité emploi, comité technique, etc.), veiller au respect des délais de soumission, en assurer le suivi (mise en signature, notifications, mise à jour des tableaux de suivi).

- Assurer le suivi des courriers (physiques et dématérialisés) et veiller au respect des délais de réponse.

- Assurer la diffusion à l’équipe de la maison des informations d’intérêt général ou spécifiques.

- Concourir au reporting d’activité : coordonner, mettre en forme et diffuser les tableaux de bord et les rapports d’activités du service, ou la contribution du service à ceux de la direction de la culture / du pôle.

- Classer et archiv

Sujétions particulières

39h

- Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel issu d’une formation supérieure de niveau BEP/CAP ou équivalent (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)

- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Gec Flower, Cléo, Octime, Neeva, Eudonet)

- Connaissance des techniques de classement et d’archivage

- Savoir travailler en équipe

- Savoir gérer les urgences

- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, qualités rédactionnelles

- Élaborer des tableaux de bord

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

- Rigueur et organisation

- Polyvalence

- Discrétion et confidentialité

- Sens des relations humaines

- Initiative et esprit de synthèse

- Autonomie