Assistant(E) De Direction H/F

Domaine fonctionnel    Administration générale
Métier de référence    Assistant(e) de direction
Direction fonctionnelle    Direction générale déléguée appui opérationnel et stratégique
Pôle / Service / Programme d’affectation     Direction générale déléguée appui opérationnel et stratégique
Lieu d’affectation    20 avenue de Ségur 75007 Paris
Catégorie/statut    C ou B    Titulaire ou contractuel
Corps / groupe de fonction    Adjoint administratif ou secrétaire administratif    IFSE groupe 1 pour les C
IFSE groupe 3 pour les B

Environnement du poste

Rattachement hiérarchique    N+1 : Direction générale déléguée appui opérationnel et stratégique

Missions du service :

• L’Agence nationale de la cohésion des territoires a pour mission de conseiller et de soutenir les collectivités territoriales et leurs groupements dans la conception, la définition et la mise en œuvre de leurs projets. Elle conduit des programmes nationaux territorialisés et accompagne les collectivités, leurs groupements et les acteurs locaux dans la réalisation de leurs projets de territoire
• La direction générale déléguée à l’appui opérationnel et stratégique (AOS) regroupe les ressources nécessaires à l’élaboration des orientations stratégiques de l’agence et au soutien opérationnel des projets portés par les territoires. Ses ressources sont mises à disposition des programmes d’une part, et des acteurs territoriaux dont les projets sont soutenus par l’agence d’autre part.

Description du poste

Enjeux et missions caractéristiques du poste

• Assister un dirigeant, un ou plusieurs responsables dans l’organisation quotidienne du travail (gestion du calendrier, des courriers…) et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de secrétariat
• Contribuer au bon déroulement des activités de la direction générale déléguée en assurant des fonctions d’assistance administrative sous la responsabilité directe de la directrice générale déléguée

Activités principales

• Préparer et suivre l’avancement des dossiers administratifs en lien avec l’activité de la direction
• Prendre en charge les aspects logistiques (fournitures, réunions, déplacements…)
• Traiter les courriers
• Faire l’interface avec les services internes et les acteurs extérieurs
• Gérer et suivre l’agenda des responsables
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers et des courriers
• Rédiger des comptes rendus de réunions et les diffuser
• Assurer l’organisation logistique d’évènements ponctuels organisés par la direction

Compétences requises sur le poste

Savoirs-formalisés (connaissances et savoirs techniques)     

• Techniques de secrétariat bureautique : Expertise
• Systèmes d’information spécifiques : Pratique    
• Règles de communication (réserve, discrétion) : Expertise

Savoirs d’action (savoir-faire et savoirs d’expérience)
    Initiation    Pratique    

• Evaluation de l’urgence des affaires à traiter  Expertise
• Filtrage, traitement et orientation des informations  Expertise
• Travail en équipe  Maîtrise    
• Ecoute   Maîtrise    

Relations fonctionnelles   

Relations internes

• Encadrants et agents de la direction générale déléguée En continu
• Assistantes des autres directions  En continu

Relations externes

• Cabinets ministériels, administrations publiques  En continu
• Prestataires En continu

Conditions particulières d’exercice

• L’assistant-e travaille en coordination avec d’autre assistants(es) : coordination des tâches, organisation des suppléances en cas d’absence

Formation (diplômes, certificats…)    

Minimum bac +2 en secrétariat

Expérience (ancienneté, qualifications…)    

Expérience souhaitée en tant qu’assistante de direction générale en administation.