Assistant·e De Direction H/F

LE DÉPARTEMENT DES PYRÉNÉES-ORIENTALES RECRUTE

Un·e Assistant·e de Direction (Catégorie C / Filière Administrative) à la Direction des Infrastructures et Déplacements, Direction Adjointe de l'Action Territoriale.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur adjoint de l’Action Territoriale (D.A.A.T.), l’Assistant.e de la Direction Adjointe à l’Action Territoriale (DAAT) assure un appui administratif auprès du D.A.A.T. et de l’ensemble des services.

1/ Appui administratif à l’ensemble des services de la DAAT :

• Gestion du temps de travail de l’ensemble des agents de la DAAT du site Christian Bourquin ;
• Accueil téléphonique de la Direction ;
• Secrétariat et classement général des affaires de la DAAT et du Service Gestion Voirie (SGV) ;
• Contribution à l’organisation et l’administration des entretiens annuels ;
• Contribution à l’archivage des documents de la Direction ;
• Suivi et mise à jour des rubriques du site internet du Département consacrées à l’exploitation de la route ;
• Suivi des notes de frais, astreintes et heures supplémentaires sous le logiciel NOTILUS ;
• Lien avec la Direction des Infrastructures et Déplacements (DID) et avec la Direction Adjoint des Investissements pour le suivi des affaires et la gestion du courrier.

2/ Assistant.e du Directeur Adjoint à l’Action Territoriale :

• Tenue et organisation de l’agenda du D.A.A.T. ;
• Veille sur les affaires courantes et alerte selon les situations ;
• Organisation complète des réunions de la DAAT (planification, salle, compte rendu...) ;
• Rédaction et/ou mise en forme des documents produits par le D.A.A.T. ;
• Élaboration et mise en forme des documents de présentation (diaporamas, plaquettes graphiques…) pour les réunions du niveau DAAT.

3/ Gestion des courriers :

• Réception des courriers et diffusion interne ;
• Suivi des courriers dans KOLOK et mise à jour des informations ;
• Édition des tableaux de suivi des courriers en attente de réponse ;
• Recherche des informations sur les réponses produites ;
• Archivage des courriers entrants et sortants.

Situation fonctionnelle et positionnement hiérarchique :

• Agent.e positionné.e sous l'autorité hiérarchique du Directeur adjoint de l’Action Territoriale

Conditions d’exercice :

• Poste basé sur le site Christian Bourquin ;
• Périodes d’activités importantes nécessitant une présence opérationnelle ;
• Coordination des périodes d’absence avec les agents en charge d’assurer la continuité du service.

Relations fonctionnelles :

• Relation avec l’ensemble des services de la Direction Adjointe à l’Action Territoriale ;
• Relation avec l’équipe de Direction de la Direction Infrastructures et Déplacements ;
• Relation avec les équipes du Pôle Territoires et Mobilités.

Autonomie et responsabilités :

• Autonomie dans l’exécution des missions et dans les relations avec les chefs de service
• Agent.e référent.e pour la tenue des documents confidentiels
• Agent.e référent.e pour la tenue du coffre de la Direction
• Agent.e référent.e pour la réception et la distribution des titres repas de la Direction

• Grandes qualités rédactionnelles ;
• Dynamisme et motivation ;
• Grande discrétion ;
• Sens des relations humaines, écoute, organisation, méthode ;
• Maîtrise de la suite bureautique OFFICE ;
• Maîtrise de KOLOK, CHRONOTIME et NOTILUS ;
• Connaissance en matière de techniques routières et de gestion du Domaine Public.