Chargé D'accueil Et Gestionnaire Adminsitratif.ve (H/F)

Mission principale: Assurer l'accueil du public, participer à la gestion administrative (devis, bon de commande, ordre de mission, suivi de la facturation et du bilan financier), gérer les agendas et le courrier. Activités: - Accueil téléphonique au standard de la M.O.I.P - Accueil physique des usagers du service - Gestion et prise des rendez-vous sur les agendas des conseillers - Suivi du budget et des comptes - Gestion et suivi des commandes (matériel, fournitures, prestations, locations, saisie des bons de commandes et procédure de liquidation) - Etablissement des ordres de mission - Vérification des factures et justificatifs et transmission au service financier - Suivi financier des actions - Dépouillement et gestion du courrier - Gestion des abonnements (enregistrement des abonnements et des ouvrages) - Réception et contrôle des livraisons - Veille sur les données financières et relatives au personnel - Participation à l'organisation des actions de la MOIP - Réservation de salles - Numérisation des documents et dématérialisation des archives Compétences et qualités requises Savoir : - Environnement et réseaux professionnels - Techniques d'élaboration de documents - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Culture internet - Techniques de communication Savoir-faire : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (formation en interne prévue) Savoir-être : - Sens de l'organisation - Rigueur / Fiabilité - Sens relationnel