Chargé(E) D'accueil / Assistant(E) Administratif(Ve) (H/F)

Pour notre Entreprise ECV - Creative Schools & Community - École des métiers créatifsDESCRIPTIF DU POSTEACCUEIL- Ouvrir et/ou fermer l'établissement, les salles de cours (désactivation et activation du système d'alarme).- Assurer l'accueil physique et téléphonique : étudiants, parents, enseignants, professionnels, visiteurs.- Garant de la bonne présentation générale du hall d'accueil- Affichage des informations ou communication auprès des étudiants concernés : modifications d'emploi du temps, de salles et/ou de site (Molinel / Parvis) ou absence d'intervenants après vérification auprès de la direction- Participation aux événements de communication externe et interne (ex : Ateliers découverte / Journées d'Immersion / Journées Portes Ouvertes / conférences / salons )- Assurer le montage le démontage et le suivi d'un événement (ex : tenue d'un stand lors de salons étudiants et/ou professionnels, approvisionnement en brochures et continu (vidéo / présentation des travaux préalablement sélectionnés par l'équipe pédagogique)- Communiquer sur les événements afin de promouvoir l'écoleRELATION AVEC LES ETUDIANTS- Gestion des retards et absences (Cursus DAG)- Réception des travaux rendus en retard.- Gestion des cartes de photocopies.- Gestion des emprunts (livres, matériels photo, vidéo, matériel d'éclairage, son )- Impression des feuilles d'appels et report des absences (Cursus Digital pour les classes non équipées d'Edusign- Accompagnement de voyages d'études ou sorties pédagogiquesADMINISTRATION- Envoi des documents relatifs à la scolarité des élèves (ex : relevés de notes)- Impression de tous documents utiles aux étudiants (ex : attestation / certificats signés par la direction)- Gestion des demandes de remise sur les frais de scolarité (dossier de demande de bourse)- Gestion des dossiers des élèves changeant d'établissement (Transferts inter-école entrant et sortant)- Gestion des demandes de stage et rédaction des conventions- Suivi des planning DPAE et contrats des modèles vivants.- Réservation des sites sélectionnés par les intervenants en croquis extérieur.- Mise à jour de la base de données des enseignants (FARCE)- Gestion des dossiers de bourse- Gestion de la mutuelle- Gestion de la prime à la mobilité- Gestion de la mutuelle- Archivage régulier sur le serveur selon la nomenclature imposée.BATIMENT-SECURITE- Suivi du registre de sécurité du bâtiment- Garant de l'application des règles de vie de l'école (conformément au règlement intérieur de l'établissement)- Garant du bon fonctionnement de l'école et de la sécurité des étudiants : signaler tout dysfonctionnement (matériel / mobilier / ou au sein de l'établissement).INTERNATIONAL- Gestion des dossiers de demande d'échanges international- Placement des courts métrage d'animation en festivalQUALITÉS ET COMPÉTENCES TECHNIQUES- Vous utiliserez les logiciels dédiés au bon fonctionnement du service- Vous vous assurerez des veilles informationnelle- Vous saurez mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif.- Vous serez en écoute des interlocuteurs, analyserez des demandes et y répondrez de manière courtoise.PROFIL- Vous avez une expérience similaire d'au moins 2 ans. Vous faites preuve de rigueur, êtes méthodique et savez vous rendre disponible.- Vous faites preuve de capacité organisationnelle en priorisant les missions- Vous vous impliquerez dans un travail de groupe, dans un travail en réseau, et vous vous adapterez aux changements rapides- Vous savez communiquer en public- Vous savez établir une relation de confiance avec vos interlocuteurs- Vous saurez tenir votre rôle en tant que salarié de l'établissement vis à vis des étudiants de l'école- Vous faites preuve de confidentialité, savez gérer votre stress et êtes précis