Chargés Ou Chargées De Gestion Administrative H/F

Des Chargés ou Chargées de Gestion administrative

- Mode de recrutement : interne et externe
- Les candidatures des agents titulaires et lauréats de concours seront étudiées en priorité
- Cadre d'emplois : Rédacteur
- Catégorie : B
- Filière : Administrative

La Direction Générale Territoires pilote la déclinaison de nombreuses politiques publiques dans les 5 territoires de la métropole. Elle est garante de la réactivité dans la mise en œuvre des projets, dans des logiques de proximité, d'innovation et de transversalité. Au sein de cette Direction Générale, les agents des Territoires sont responsables de l'amélioration du quotidien de nombreux habitants et usagers du service public. De la conduite de projets d'aménagement au développement social et culturel en passant par la bonne tenue des espaces et bâtiments publics, notre collectif fait vivre les politiques municipales et métropolitaines au service de l'intérêt général.

Missions

Composée d'une trentaine d'agents, la Direction Ressources, rattachée au Directeur du Territoire, assure le support RH, financier et administratif, elle est garante de la cohérence de l'action publique conduite sur les territoires Ouest et Nord. Placé sous l'autorité hiérarchique du responsable de la cellule administration générale, vous assurez la gestion de l'ensemble des actes administratifs et le traitement des courriers entrants et sortants en assurant la coordination de la réalisation des tâches concernées si besoin.

Au sein de cette cellule, les assistants administratifs vont travailler en pool : l'objectif est d'assurer la continuité de service en cas d'absence (formation, congés, télétravail), une rotation des tâches et une harmonisation des pratiques entre les directions thématiques.

Aussi les missions peuvent se décliner en deux catégories : des missions socle agenda-courrier-accueil téléphonique

- préparation de support technique, et des missions spécifiques liées à l'activité des directions thématiques (ressources, dynamiques citoyennes, bâtiments...).

Les principales missions seront les suivantes :

- assistance du directeur du territoire et/ou des directeurs : gestion des agendas, organisation de réunions, gestion de la boîte mail, suivi et archivage...

- accueil téléphonique : recevoir, filtrer et relayer vers la personne ou le service compétent

- communication interne direction et mise en forme de présentations de supports techniques ou administratifs

- assistance et coordination administrative et technique : préparation de réunions, comptes-rendus, etc...

- gestion des parapheurs à l'attention des directeurs et des élus, information des absences (délégation de signature)

- coordination de l'activité d'une direction thématique (répartition et priorisation des dossiers au sein de l'équipe)

- gestion de courriers sensibles

Vous disposez a minima d'un baccalauréat et d'une expérience dans le domaine du secrétariat. A ce titre, vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre office, writer, calc, impress, outlook et teams).

Vous disposez d'un esprit de synthèse, de capacités relationnelles et rédactionnelles, et d'un sens de la communication avéré. Dans un contexte de réorganisation, vous savez faire preuve de réactivité, d'adaptation pour prioriser vos actions en fonction des urgences.

Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Informations complémentaires

Eléments de rémunération : statutaire + régime indemnitaire