Gestionnaire Financier Et Comptable H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service financier mutualisé est chargé de la gestion financière et comptable des services centraux de l’université.

Il assiste les directions dans l’élaboration budgétaire (dialogue technique, recensement des besoins, saisie des budgets) et dans son exécution tant en dépenses qu’en recettes : bons de commandes, certification des services faits, liquidation des recettes, suivi des conventions…

Il a pour mission de veiller au respect des règles relatives à l’exécution de la dépense publique et notamment la conformité de la dépense aux supports juridiques, l’engagement préalable ou concomitant…

Il assure un suivi de l’exécution en lien avec les directions, l’agence comptable et les partenaires externes. Il élabore des tableaux de bords.

Activités principales de l’agent :

Placé.e sous l’autorité hiérarchique du Responsable de Service Financier Mutualisé des Services Centraux, le ou la chargé.e de gestion financière et comptable assure la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés, en collaboration étroite avec les directions des services centraux, les services relevant de la DAF, l’Agence Comptable et les partenaires externes.

Le/la gestionnaire travaillera plus spécifiquement en étroite collaboration avec la Direction de la formation tout au long de la vie (DFTLV) et son pôle administratif, gestion et financier, ainsi quele centre de formation des apprentis (CFA) qui est rattaché à cette direction.

Afin de participer au pilotage de l’activité de la DFTLV en matière financière, le/la gestionnairetravaillera en présentiel autant que de besoin au sein de la DFTLV (une présence à 50% pourrait être visée si elle permet un bon équilibre).

Gestion des procédures budgétaires

• Participer à la préparation du budget initial et des budgets rectificatifs pour les Directions de son portefeuille
• Alerter et conseiller sur la réglementation budgétaire et comptable des flux dépense/recette les Directions de son portefeuille
• Assurer le suivi de l’exécution des budgets des Directions de son portefeuille
• En lien avec le pôle administratif, gestion et financier de la DFTLV, élaborer, tenir à jour et transmettre les tableaux de bord de suivi budgétaires en attendant la mise en œuvre d’un outil automatisant ce travail
• Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine budgétaire

Gestion des dépenses

• Suivi des propositions de commandes et saisie dans le SI financier SIFAC pour les Directions de son portefeuille
• Suivi et préparation des liquidations directes demandées par les Directions de son portefeuille pour mises en paiement par l’agence comptable
• Suivi régulier et mensuel de la situation budgétaire des CF : crédits engagés et bons non soldés, des écarts EM/EF et suivi des factures payées et facture finale
• Traitement des demandes d’ordres de missions émises par les Directions de son portefeuille (saisie de l’OM dans SIFAC, réception des justificatifs et traitement du remboursement des missionnaires).
• Saisir et mettre à jour des bases de données à la gestion (administrative, financière …)
• Suivi des dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Classer et archiver les documents et informations.
• Gestion de l’inventaire physique et des immobilisations (rassembler les documents concernant les fiches d’inventaires) et procéder aux contrôles des éléments renseignés.

Gestion des conventions relevant des services centraux

• En lien permanent avec la DFTLV/CFA, traiter les factures en provenance des SI formations professionnelles (actuellement YPAREO, Formatic) et les faire valider pour permettre un encaissement au niveau de l’agence comptable
• Préparer et assurer le suivi des conventions des directions de son portefeuille
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Produire et collecter au sein des SI formation professionnelle les données et documents nécessaires prévues par les conventions (pièces justificatives, appels de fonds, relevés financiers, rapports…) et assurer les relations avec les partenaires
• Collecter, contrôler, classer et archiver les dossiers
• Consigner et diffuser les procédures applicables à la gestion des conventions
• Participer aux travaux de clôture de l’exercice en collaboration avec l’agence comptable notamment
• Suivre les crédits par type de dépenses

Conseil et assistance

• Assurer le rôle de référent en matière budgétaire auprès des Directions de son portefeuille
• Assurer le rôle de référent auprès de l’agence comptable
• Assurer le rôle d’interlocuteur auprès des partenaires extérieurs pour la gestion des dépenses, recettes, et conventions des Directions de son portefeuille

Veille réglementaire

• S’informer, transmettre et suivre l’évolution de la réglementation dans le domaine financier et comptable
• Participer à l’élaboration et mises à jour des notes et des procédures

Connaissance, savoir :

• Réglementation comptable et financière des Etablissements publics
• Technique Comptable et Financière
• Circuit de gestion et de décision en matière financière et comptable
• Réglementation et pratique des marchés publics
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Notions de base en techniques de communication orale et écrite

Savoir-faire : 

• Structurer et contrôler la légalité et la régularité des opérations
• Maîtriser les outils bureautiques et aisance avec le progiciel financier SIFAC
• Mettre en œuvre des procédures de contrôle interne comptable et financier
• Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
• Qualités relationnelles pour communiquer avec divers partenaires (directions, agence comptable, fournisseurs, partenaires institutionnels…)
• Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
• Qualités rédactionnelles
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

Savoir-être :

• Avoir de l’autonomie et sens de l’initiative
• Travailler en équipe et qualités relationnelles