Responsable Administratif Adjoint Ufr (Réf. 927-6-Re25) (H/F)

Au sein du service de la direction de l'UFR Sciences de la vie de la Sciences de la vie de Sorbonne Université. Mission : Placé-e sous la hiérarchie de la responsable administrative de l'UFR, le-la Responsable administratif-ve adjoint-e collabore au pilotage administratif de la composante et assure l'encadrement des agents du pôle administratif de l'UFR. Il-elle participe également à la mise en place d'une démarche qualité au sein des services de la direction de l'UFR par la formalisation des processus et la capitalisation des bonnes pratiques de gestion sur son périmètre d'activité. Activités principales : Missions d'aide au pilotage : - Suppléer la responsable administrative en son absence - Suivre et superviser la mise en œuvre des campagnes relatives aux personnels de l'UFR dans le respect des règles de gestion et des délais (révisions des effectifs - suivi des recrutements et des départs, entretiens professionnels, avancements, primes, ) - Fiabiliser les données RH de l'ensemble des personnels affectés à l'UFR et veiller à la mise à jour des informations des personnels de l'UFR sur les applications dédiées (annuaire, organigrammes, listes de diffusion, ) - Élaborer et mettre à jour des outils d'aide au pilotage tels que des indicateurs et des tableaux de gestion permettant de suivre et de contrôler les activités de l'UFR - Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures pour l'ensemble de la structure et assurer la mise en œuvre d'une démarche qualité pour le pôle sous sa responsabilité - Communiquer les informations auprès des usagers internes et externes de l'université (personnels, étudiants, partenaires, ) - Assurer le suivi des opérations informatiques, logistiques et de maintenance pour la direction de l'UFR et contribuer à la mise en œuvre des projets d'aménagement - Assurer l'organisation matérielle des conseils, commissions et des réunions de la direction de l'UFR - Gérer les stocks et le réassort des consommables et petits matériels pour la direction de l'UFR et assurer le suivi des achats de matériel informatique et de mobilier - Procéder à la validation des temps de service sur l'outil de gestion à partir des fiches d'unités d'enseignement Missions d'encadrement : 2 agents de catégorie B - Planifier, prioriser et coordonner les activités des agents du pôle administratif de façon à réaliser les missions et objectifs du pôle et à assurer la continuité de service, notamment lors de congés ou d'absence sur site - Gérer les absences, congés et demandes de formations, réaliser les entretiens professionnels et assurer le suivi de carrières des agents du pôle - Former les nouveaux personnels affectés au pôle - Veiller à la mise en place, à l'organisation et à l'accès de chaque membre de l'équipe à un espace de travail partagé (dossier de travail numérique et boite mail de service) - Contrôler les opérations administratives réalisées par les gestionnaires et superviser les tableaux de suivi Interactions : Le/la Responsable administratif-ve adjoint-e de l'UFR Sciences de la vie travaille en lien étroit avec la directrice et la responsable administrative de l'UFR, les départements de formations, les unités de recherches de la composante et les services centraux de la Faculté des Sciences et Ingénierie. Il exerce également ses activités en interaction avec les partenaires externes de l'UFR. Conduite de projets : Oui Encadrement : Oui (2 B) Conditions particulières d'exercice : - Contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des campagnes - Fermetures de service durant la période estivale et en fin d'année