Responsable Du Pôle Coordination Administrative Et Projet H/F

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).

La direction vie étudiante et égalité des chances (DVEEC) est une direction d’administration des services centraux de l’université. Elle est placée sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale des services et sous l’autorité politique de la vice-présidence vie universitaire. Elle est chargée d’assurer les missions dédiées à la mise en œuvre opérationnelle et au pilotage de la vie étudiante au sein de l’Université, dans une logique de service.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la DVEEC, le/la Responsable du pôle coordination administrativeet projet participe à la conception de la politique et des objectifs de la direction. Il/Elle est Responsable du pôle coordination administrativeet projets. Il/Elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la DVEEC et participe aux réunions de la direction.

Activités principales de l’agent :

• Préparer, élaborer le budget de la direction, le budget de la CVEC, en assurer le pilotage et l’exécution
• Coordonner les enquêtes internes et externes CVEC et vie étudiante
• Concevoir les objectifs et suivre l’activité du pôle de coordination administrative et projets
• Encadrer l’équipe du pôle de coordination administrative et projets
• Piloter la création et le suivi des indicateurs des missions de la direction en lien avec la direction d’aide au pilotage
• Piloter des dossiers stratégiques transversaux ou techniques en relation avec le directeur, représenter le directeur/la direction sur ces dossiers et assurer des relations avec les entités membres et les partenaires
• Coordonner la préparation de la CFVU et du CA avec les différents pôles de la DVEEC, assurer le suivi des dossiers et conventions avec la Direction de la Formation et de la Réussite et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles
• Conseiller et assister les différents pôles en matière de gestion de projet
• Participer aux groupes de travail organisés et animés par la direction

Activités associées :

• Coordonner et participer au projet de démarche d’amélioration continue pour la direction en lien avec les pôles et les entités membres
• Participer aux réseaux métiers vie étudiante et groupes de travail avec les entités membres et partenaires
• Assurer une veille réglementaire et pratique pour son domaine d'activité

Connaissance, savoir :

• Connaître le fonctionnement des EPSCP et l’organisation, le fonctionnement et les circuits de l’Université
• Avoir une bonne connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements
• Maîtriser les règles et les techniques de la comptabilité publique

Savoir-faire :

• Savoir conduire des réunions
• Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
• Savoir déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, établir des rapports
• Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office)
• Savoir mettre au point des méthodologies et des outils de gestion spécifiques
• Mener des projets avec des acteurs multiples et une maîtrise d’œuvre
• Savoir exercer une fonction de veille
• Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes
• Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement des activités de la direction
• Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités
• Être capable d’entretenir des réseaux

Savoir-être :

• Savoir s’adapter aux évolutions de l’organisation
• Savoir faire preuve d'autonomie et tout à la fois travailler en équipe
• Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs
• Faire preuve de discrétion et de méthode
• Faire preuve de capacités d’analyse et de projection
• Faire preuve de capacités d'initiative et d'adaptation
• S’avoir s’adapter à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmettre ses connaissances
• Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes
• Faire preuve de fiabilité et d’assiduité
• Capacité à assurer la continuité du service
• Avoir le sens du service