Secrétaire

Missions principales du poste Sous la responsabilité du Directeur de l'école : 1. Assurer l'accueil et gérer les relations avec les adhérents ; 2. Assister administrativement la direction de l'école, le conseil d'administration et les professeurs ; 3. Assurer l'interface avec les collectivités locales. Description des activités significatives - Assurer l'accueil téléphonique, - Répondre aux questions en personne, par téléphone ou par email, - Rédiger et diffuser aux adhérents toutes les informations liées à la vie de l'école, - Traiter le courrier et le diriger vers les personnes concernées (président, directeur, membres du conseil et enseignants), - Assurer une permanence hebdomadaire de 3 heures au château de Belleville, les mercredis, durant toute l'année scolaire (hors vacances scolaires et jours fériés), - Assurer les permanences nécessaires à la réception des pré-inscriptions et inscriptions, - Établir et gérer la base de données des adhérents en tenant à jour la liste des élèves de chaque classe, - Préparer les documents nécessaires au fonctionnement de l'école (forums, Assemblées Générales, dossiers de subventions, évènements, etc.), - En liaison avec le trésorier : o assurer le suivi du règlement des cotisations - En liaison avec la Responsable des Ressources Humaines : o établir le suivi du temps de travail hebdomadaire et/ou mensuel exécuté par les enseignants, o organiser les visites médicales des salariés - En liaison avec les enseignants concernés : o préparer et suivre le planning des cours, o avertir les élèves et parents de toute modification (absence d'un professeur, déplacement d'un horaire, changement de lieu, etc.) - En liaison avec les mairies : o Coordonner l'organisation matérielle et administrative des manifestations de l'école (forums des associations, réunions et prestations diverses) - En liaison avec le directeur : o Coordonner la préparation matérielle des affiches, tracts, bulletins, plaquettes publicitaires (rédaction, mise en page, impression, diffusion), o Gérer la documentation, o Gérer les partitions musicales, o Gérer les archives de l'école - Participer aux réunions : o Avec les professeurs, o Avec les services techniques de la mairie en cas de nécessité, o Du Conseil d'Administration selon les besoins Compétences Savoir être : excellentes capacités relationnelles, sens de l'organisation, autonomie, polyvalence Savoir faire : maitrise des outils bureautiques usuels, capacités rédactionnelles Moyens fournis - Abonnement de Téléphone portable - Ordinateur portable - Imprimante et ses consommables Organisation et temps de travail - 15 heures / semaine - Lieu de travail : à domicile et au château de Belleville (permanence de 3 heures / semaine) - Rares déplacements professionnels locaux