Secrétaire Administratif / Administrative

L'Association pour l'Utilisation du Rein Artificiel (AURA) : structure privée à but non lucratif (FEHAP), regroupe une dizaine de structures de dialyse implantées sur la région Ile de France. Elle propose une offre complète de soins : centres lourds, unités de dialyse médicalisée, auto-dialyses, dialyse à domicile (par hémodialyse et dialyse péritonéale), service d'hospitalisation à orientation néphrologique (12 lits de court séjour, 12 lits de soins de suite, 1 lit d'hôpital de jour), pôle consultations, parcours soins MRC. C'est l'un des principaux acteurs de la région dans le domaine de la néphrologie /dialyse : elle prend en charge plus de 1100 patients et emploie environ 450 salariés. Nous recherchons un(e) Secrétaire administratif (ve) à temps plein affecté(e) sur le site de Verrière Le Buisson. Le titulaire du poste assure la gestion des commandes patients, des centres de dialyse et l'organisation des tournées afin d'assurer leur livraison. Il effectue les missions qui lui sont confiées selon les protocoles et la réglementation pharmaceutique et logistique en vigueur, notamment en utilisant les outils informatiques à disposition. Les principales missions : I/ Missions d'accueil téléphonique - Accueil téléphonique des patients - Accueil téléphonique pour retrait chez les patients - Accueil téléphonique avec les prestataires externes - Accueil téléphonique des laboratoires - Accueil téléphonique des hôpitaux - Accueil téléphonique des infirmiers et des centres Aura II/ Missions administratives journalières - Réception des bons de commande patients et centres de dialyses - Traitement des commandes sur le logiciel CRM (Saisie, annulation et retour) - Enregistrement des bons sur planning de livraisons - Transmission des commandes à la pharmacie pour vérification et validation - Transmission des commandes directes aux laboratoires - Envoi des bons de commande vierges et mise sous enveloppe - Préparation des plannings du lendemain pour les chauffeurs - Planification des retraits à domicile sur les tournées internes et externes - Création des dossiers nouveaux patients - Mise en place des séjours patients (France - DOM-TOM - Étranger) - Modifications des changements de traitements et prescriptions - Polyvalence sur le poste avec les autres assistants(es) du service - Etablir le contact avec le magasin/entrepôt - Coordonner et assurer le suivi des dossiers patients Le poste suppose d'assurer le traitement des commandes sur le logiciel métier, la transmission des commandes à la pharmacie pour validation, la transmission des commandes directes aux laboratoires, et l'envoi du calendrier trimestriel de livraison aux patients et aux hôpitaux partenaires. Qualités et Aptitudes du poste - Bon sens relationnel et qualité de communication primordiale - Méthode, rigueur et sens de l'organisation indispensable - Anticipation et priorisation des taches à réaliser - Respect des délais et échéances - Capacité à travailler en équipe et en autonomie - Notion de service à la personne indéniable - Réactivité et adaptabilité La maitrise d'une langue étrangère (anglais) serait un plus pour le poste Compétences techniques - Maitrise des logiciels informatiques de gestion et commandes (CRM et Pack office ) - Maitrise des normes et règlementations en vigueur dans le domaine médicale - Connaissance de l'environnement logistique et transport