Secrétaire Administratif / Administrative

1. Définition de la fonction :Au sein du Pôle prévention promotion de la santé, le/la secrétaire intervient plus particulièrement dans la réalisation des tâches d'accueil téléphonique, de coordination administrative et logistique sur les programmes de prévention à destination des retraités.-Profil de posteoFormation : Bac+2 ou 3 secrétariat / assistanat / gestion administrative et commercialeoExpérience exigée, minimum 2 ans dans un poste de secrétariat ou de coordination-Compétences requises :Savoir et savoir-faire-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel )-Maîtrise des outils collaboratifs (Office365 )-Maîtrise des techniques de communication et de l'information -Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis-Compétences rédactionnelles, notamment respect des règles grammaticales et orthographiques-Accueil téléphonique-Capacité de veille et d'alerte de sa hiérarchie et de l'équipe-Capacité de suivi budgétaire et de gestion administrative, logistique-Capacité de prise de parole en publicSavoir être :-Réactivité-Polyvalence -Discrétion-Sens pratique-Capacité d'écoute-Aisance relationnelleContraintes particulières : -Disponibilité2. Activités-Actions dominantes : assurer la logistique des actions-Programmation des ateliers en présentiel et en distancieloAccueil téléphonique, information et mobilisation/promotion du dispositif (appels entrants et sortants)oPréparation de courrier et/ou d'emailing pour les relais locaux (mairies, associations, ) et pour les seniors bénéficiaires des actionsoPublipostage ou gestion d'emailingoCréation des dossiers de suivi logistique des ateliers sur informatiqueoImpressions, tirage de photocopies oÉlaboration de calendriers prévisionnels en lien avec les coordonnateursoContacts partenaires (réservations de salles, modalités de remise des clefs, etc.)oContacts prestataires (animateurs et intervenants) pour valider les calendriers et élaborer les conventionsoSaisie sur les différents logiciels de suivi administratif (Prosper, ABJ report)-Lancement des ateliers et suivi des ateliers en coursoAppels entrants et sortantsoPréparation, impressions et envoi des conventions d'interventions prestatairesoTransmission infos logistique ateliers aux interlocuteurs concernés (animateurs, coordonnateurs)oPréparation des dossiers animateurs et coordonnateurs (documents, livrets pédagogiques )oMise à jour des listes de participants et des dossiers de suivi logistiques sur informatiqueoExtraction de données : questionnaires d'évaluation, assiduité, etc.oContact avec les animateurs sur le déroulement du module et son suivi avec le chargé de projetsoTraitement des dossiers retournés par les animateurs en fin de moduleoGestion des stocks de documents et supports pédagogiques, commandes-Intervention pour présenter le programme aux participants et partenaires locaux.-Actions secondairesoAccueil/émargement et assistance aux coordonnateurs lors d'évènements de promotion du dispositifoPossibilité de proposition d'actions allant dans le sens des orientations définies, notamment en matière de politique qualité et d'évaluationoPossibilité de participation aux réunions des différentes commissions et groupes de travail internes et externes pour lesquelles il est mandaté3. Divers-CDI - période d'essai 3 mois renouvelable 1 fois-CCN Mutualité - T1-Salaire : 16 176 € bruts annuels pour 0,68 ETP-Disponibilité du poste : immédiate-Déplacements ponctuels sur le département-Horaires fixes / temps partiel 24h par semaine-Poste basé sur l'antenne prévention de Besançon-Avantages collectifs / Chèques déjeuners / Mutuelle / Télétravail selon charte