Secrétaire Administratif / Administrative

Fondation reconnue d'utilité publique, Santé Service est le premier acteur européen de l'hospitalisation à domicile (HAD). Elle gère également un organisme de formation (Santé Service Formation), des services de soins infirmiers à domicile, de la prestation de santé à domicile ainsi que des activités de Conseil et un Institut de Recherche et de l'Innovation. Véritable Hôpital sans les murs, l'HAD répond 24h sur 24h, 7 jours sur 7 aux besoins personnalisés des patients. Nos équipes pluridisciplinaires (1250 salariés) interviennent chaque jour auprès de 2000 patients hospitalisés à domicile, et ce sur les 8 départements d'Ile-de-France, dans le cadre d'une prise en charge coordonnée, à la demande des prescripteurs médecins hospitaliers et médecins traitants, et en relation avec de nombreux partenaires territoriaux. Les prises en charges en HAD concernent les traitements des cancers et les soins oncologiques de support, les soins palliatifs, les plaies chroniques ou post-chirurgicales ainsi que les maladies neurologiques, les maladies cardio-respiratoires, le suivi à domicile des grossesses pathologiques et de nouveau-nés à risque. La Fondation Santé Service recrute un.e : Secrétaire administrative - H/F CDI à temps plein - Levallois-Perret Rattaché (e) hiérarchiquement à la Directrice des soins adjointe, vous aurez à exercer les trois missions principales suivantes : Pour la Direction des soins (50 %): Assurer une coordination administrative des différents projets et groupes de travail en lien avec la Directrice des soins adjointe et assister les Présidents des instances (CLIN, CLUD, CSIRMT, CLAN, ). Vos activités seront : - Suivre projet EHPAD de nuit : veiller à ce que le projet soit respecté, procéder à l'envoi des extractions mensuelles, s'assurer des visites mensuelles dans les différents établissements, aide à l'établissement des bilans annuels, participation aux réunions - Participer à l'organisation des différentes réunions/ groupes de travail et coordination animés par la Directrice des soins adjointe (planification, comptes rendus, suivi, ) - Elaborer et diffuser les comptes-rendus de certaines instances (CLIN, CLUD, CLAN, CSIRMT, ) - Contribuer à l'établissement des rapports d'activités des groupes experts (stomathérapeutes, équipe opérationnelle d'hygiène (EOH), IPA PCS, ) - Assurer une veille documentaire en collectant, triant et en partageant la documentation en lien avec l'activité de la Direction des soins à destination de l'encadrement Pour la Direction qualité/ gestion des risques (40 %) : Assister les membres de la direction QGDR dans la planification et l'organisation de leurs différentes missions Vos activités seront : - Assurer le secrétariat du CREX (1 réunion mensuelle), du COPIL QGDR (1 réunion trimestrielle) et du COVIRIS (1 réunion trimestrielle) - Gérer les fournitures de la direction - Aider à la saisie des données issues des audits et évaluations terrain - Prise de rendez-vous, réservation de salles, relances Pour la Direction de la Stratégie, des affaires médicales et généra (siège) (10 %): Assurer la gestion de l'accueil et du standard téléphonique du siège une demi-journée par semaine, et en cas d'absence des hôtesses d'accueil. Vos activités seront : - Réceptionner les appels téléphoniques et mettre en communication l'interlocuteur avec la personne demandée - En cas d'absence, prendre des messages et les transmettre par mail aux personnes concernées - Accueillir, orienter et informer l'ensemble des interlocuteurs de la Fondation - Réceptionner le courrier interne et les colis et les distribuer entre les différents services - Trier et affranchir le courrier sortant Profil souhaité : Diplômé de Bac à Bac+2 , vous avez une expérience d'au moins 2 ans sur une fonction similaire et êtes à l'aise avec les outils bureautiques courant (Outlook, Word, Excel