Secrétaire Administratif / Administrative Btp (H/F)

Le poste de Secrétaire administratif implique la gestion efficace des tâches administratives essentielles au bon fonctionnement d'une organisation. Nous recherchons une personne qui sera capable de traiter des tâches simples ; Traitement des courriers et des emails : Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant. Répondre aux courriers électroniques et aux demandes de renseignements de manière professionnelle et en temps opportun. Gérer la correspondance sortante, y compris la rédaction et la préparation de lettres, de rapports et d'autres documents administratifs. Accueil téléphonique : Répondre aux appels téléphoniques entrants de manière polie et professionnelle. Diriger les appels vers les personnes appropriées ou prendre des messages précis. Fournir des informations de base aux appelants et résoudre les problèmes simples autant que possible. Gestion de l'agenda et des rendez-vous : Planifier et organiser les réunions, les rendez-vous et les événements. Tenir à jour les calendriers et les agendas des membres du personnel. S'assurer que les salles de réunion sont réservées et équipées selon les besoins. Soutien administratif général : Assister les membres de l'équipe administrative dans leurs tâches quotidiennes. Maintenir et mettre à jour les bases de données, les fichiers et les archives de manière organisée. Effectuer des tâches de saisie de données, de classement et d'autres travaux administratifs selon les besoins. Le rôle d'un/e secrétaire dans le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux Publics) est crucial pour assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'entreprise. Voici un descriptif détaillé des responsabilités typiques qui vont seront demandé : Gestion des documents administratifs : Assurer la gestion efficace de la documentation liée aux projets de construction, tels que les plans, les contrats, les permis, les licences, et autres documents réglementaires. Organiser et archiver les documents de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles pour le personnel concerné. Support administratif aux équipes sur site : Fournir un support administratif aux équipes sur site, y compris l'organisation des déplacements, la réservation d'hébergement et la coordination des ressources nécessaires. Tenir à jour les listes de présence, les rapports d'avancement des travaux et autres documents nécessaires au suivi des projets. Gestion des achats et des approvisionnements : Assister dans la gestion des achats de matériaux, d'équipements et de fournitures nécessaires aux projets. Suivre les commandes, gérer les factures et les bons de livraison, et maintenir à jour les bases de données fournisseurs. Préparation de rapports et de documents : Aider à la préparation de rapports d'avancement des travaux, de budgets, de soumissions et d'autres documents administratifs nécessaires à la gestion des projets. S'assurer de la précision et de la cohérence des informations fournies dans les rapports et les documents.